Page 19 - SYSTRA RED BOOK V5.0

MAITRISE DES ACHATS

Exigences et procédures obligatoires Support

Pour toute entité :

SEPARATION DES TACHES ET DELEGATION DE POUVOIRS

• Formaliser une matrice détaillant les délégations et limitations des pouvoirs de
signature.

• Assurer la séparation des tâches de la manière suivante ou mettre en place un
contrôle de deuxième niveau :
- La personne qui approuve le bon de commande ne peut pas être la seule en
charge de valider le paiement fournisseur,
- La personne en charge de valider le paiement fournisseur n’est pas
autorisée à créer ou modifier les coordonnées bancaires fournisseurs.

GESTION DES ACHATS

• Collecter les documents d’enregistrements, d’identification fiscale et/ou de TVA
ainsi que les coordonnées bancaires avec en-tête de l’établissement bancaire
pour la création ou mise à jour d’un fournisseur. S’assurer que ces données sont
archivées et accessibles à la personne en charge de valider le paiement
fournisseur.

• Formaliser une procédure achat incluant l’organisation locale, les étapes à suivre Modèle procédure achat
pour gérer les achats, les seuils de mise en concurrence…

• Formaliser tout acte d’achat par un bon de commande ou contrat, identifié par
un numéro d’identification unique, approuvé par une personne disposant des Modèles formulaires
délégations de pouvoirs appropriées et validé par les deux parties. Lorsque la achats
prestation comporte une tâche de sécurité, expliciter dans le contrat les
compétences requises ainsi que les habilitations nécessaires.

• Conserver une trace de la livraison effective de l’achat et s’assurer qu’elle est
archivée.

• Effectuer le paiement fournisseur en conformité avec les règles Groupe
pour le paiement des fournisseurs et la législation / réglementation locale.

EVALUATION FOURNISSEURS

Formulaire évaluation
• Evaluer et formaliser annuellement la performance des sous-traitants et performance
fournisseurs susceptibles d’impacter de manière significative la qualité ou les fournisseurs
délais de nos livrables ou ayant un impact 3S (santé, sûreté et sécurité) dans le http://evaluation-
cadre de l’exécution d’une affaire.
fournisseurs.SYSTRA.info

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