Page 4 - CARTILLA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

final. Para facilitar su producción,
INTRODUCCIÓN
En este documento se encontrará la
importancia de la clasificación,
conservación, organización de los
documentos de acuerdo con la
normatividad vigente en Colombia.
Además de identificar el ciclo vital de los
documentos y sus debidos
procedimientos de manejo.
¿QUE ES GESTION DOCUMENTAL?
La gestión documental o gestión de
documentos, es el conjunto de normas
técnicas y prácticas usadas para
administrar los documentos de todo tipo,
recibidos y creados en una organización,
facilitar la recuperación de información
desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar
los que ya no sirven y asegurar la
conservación a largo plazo de los
documentos más valiosos.
La gestión documental consiste en
controlar de un modo eficiente y
sistemático la creación, la recepción, el
mantenimiento, la utilización y la
disposición de los documentos. Es un
proceso archivístico cuyo fin es tener un
manejo eficaz y ordenamiento de la
documentación producida en una
entidad desde su inicio hasta su destino
tramite, utilización y conservación.
¿PARA QUE SIRVE LA CARTILLA?
Es importante tener un sistema de
gestión documental, aunque a primera
vista puede parecer que no tenga que
ser uno de los puntos de mayor
importancia para su empresa. Las
ventajas que aporta nos muestran que
es un beneficio importante obtener un
sistema de gestión documental en el que
todos los documentos de la empresa
estén controlados y centralizados.
Se entiende que la gestión documental
es aquello que hacemos de forma
manual o automática para mejorar la
creación, distribución, el
almacenamiento, la consulta, la
reproducción y la destrucción de los
documentos físicos o electrónicos que
entran, salen de nuestra empresa.
¿PARA QUIÉN ES LA CARTILLA?
La Cartilla de Gestion Documental esta
pensada como una herramienta
didactica, para el personal de la oficina
de Control Interno Disciplinario, con el
objetivo de brindar ayuda en el proceso
de Gestion Documuental (GD.), y así
facilitar el manejo de los documentos
que se manejan en la entidad.
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