Page 7 - CARTILLA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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DECRETO 229 DE 1995: Sobre debe conservarse permanentemente,
servicios postales y sus resoluciones dado el valor que adquiere para la
reglamentarias. investigación, la ciencia y la cultura. Este
tipo de archivo también puede conservar
DECRETO 2150 DE 1995: documentos históricos recibidos por
donación, depósito voluntario,
ARTICULO 25. Utilización del adquisición o expropiación.
correo para él envió de información. Ciclo Vital de los documentos: Etapas
sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.
Clasificación Documental: Fase del
proceso de organización documental, en
la cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo
con la estructura orgánico funcional de la
entidad productora (fondo, sección,
series y/o asuntos).
Copia: Reproducción exacta de un
documento.
Correspondencia: Son todas las
comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades, a título personal,
DEFINICIONES
citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones.
Archivo: Conjunto de documentos, sea Disposición Final de documentos:
cual fuere su fecha, forma y soporte Decisión resultante de la valoración
material, acumulados en un proceso hecha en cualquier etapa del ciclo vital
natural por una persona o entidad de los documentos, registrada en las
pública o privada, en el transcurso de su tablas de retención y/o tablas de
gestión, conservados respetando aquel valoración documental, con miras a su
orden para servir como testimonio e conservación total, eliminación,
información a la persona o institución selección y/o reproducción.
que los produce y a los ciudadanos, o Folio: Hoja.
como fuentes de la historia. Gestión Documental: Conjunto de
Archivo Central: Unidad administrativa actividades administrativas y técnicas,
que coordina y controla el tendientes a la planificación, manejo y
funcionamiento de los archivos de organización de la documentación
gestión y reúne los documentos producida y recibida por las entidades,
transferidos por los mismos una vez desde su origen hasta su destino final
finalizado su trámite y cuando su con el objeto de facilitar su utilización y
consulta es constante. conservación.
Archivo histórico: Archivo al cual se Inventario documental: Instrumento de
transfiere del archivo central o del recuperación de información que
archivo de gestión, la documentación, describe de manera exacta y precisa las
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