Page 5 - CARTILLA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FUNCIONES DE GESTION  Cuadro de clasificación documental.
DOCUMENTAL  Eliminación Documental.

 Inventario Documental Archivo
Central.
La principal función del archivo consiste  Transferencias Documentales.
en la conservación de documentos, ya
que la Ley obliga a ello, estableciendo
unos plazos mínimos de conservación,
durante los cuales puede ser requerida
su presentación; estos documentos se
conservaran debidamente ordenados y
clasificados; esta conservación
proporciona información sobre el
funcionamiento y los asuntos tratados
por la entidad.
El archivo será eficaz cuando se
encuentra rápidamente lo que se busca;
otra función del archivo es la de ser un
centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL
los ya archivados.

Además sirve como medio de consulta
cuando se pretende indagar en las El Manual de Gestión se establece, con
actuaciones del pasado; también el base en las normas vigentes,
archivo sirve como elemento probatorio lineamientos generales relacionados
cuando el organismo o entidad pretende con las actividades administrativas y
demostrar la realización de un acto o la técnicas para la organización,
forma de hacerlo. Algunas de sus identificación, control, consulta y
funciones son: conservación de la documentación
 Control de Ingreso de la originada en cumplimiento de las
funciones de la Entidad, desde su
Documentación. recepción o producción, hasta su
 Organización del Fondo disposición final, dentro concepto de
Documental (clasificar, ordenar, Ciclo Vital del documento.
describir).
 Descripción (Inventarios). NORMATIVIDAD
 Creación de un Sistema de
Información para el control, La normatividad vigente que rige la
localización de documentos. gestión documental es la siguiente:
 Conservación de Archivos.
 Servicio y Control de Préstamo de  LEY 527 DE 1999:
documentos.
 Selección, Traslado de la  ARTICULO 7. Sobre mensajes de
Documentación. datos y firmas digitales.
 Tabla de Retención Documental.

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