Page 8 - CARTILLA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

series o asuntos de un fondo desarrollarán en las unidades de
documental. correspondencia y durante las etapas
 Radicación de comunicaciones del ciclo vital del documento (Archivo de
oficiales: Es el procedimiento por medio Gestión, Archivo Central y Archivo
del cual, las entidades asignan un Histórico):
número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas,  PRODUCCION: Comprende los
dejando constancia de la fecha y hora de aspectos de origen, creación y diseño de
recibo o de envío, con el propósito de formatos y documentos, conforme al
oficializar su trámite. desarrollo de las funciones propias de

 Retención documental: Plazo que los cada dependencia.
documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo
de retención documental.
central, tal como se consigna en la tabla
 Transferencia documental: Remisión
de los documentos del archivo de
gestión al central, y de éste al histórico,
de conformidad con las tablas de
vigentes.
retención y de valoración documental

PROCESOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

 RECEPCION: Conjunto de operaciones
de verificación y control mediante el cual
un organismo o sujeto productor genera
o recibe documentos en el cumplimiento
de sus labores.

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22.
Procesos Archivísticos. Establece que la
gestión de documentos dentro del
concepto de Archivo Total, comprende
procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.
Para efectos de la conceptualización de
un programa de gestión documental, se
determinan los siguientes procesos que
estarán interrelacionados entre sí y se

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