Page 65 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

Paparan Materi

1. Penanganan Surat Masuk

Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan.
Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang

terdapat di kantor tersebut. Surat masuk dapat diartikan surat yang diterima

oleh suatu organisasi yang berasal dari seseorang/dari suatu organisasi lain.
Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat sekitar 1

surat, 2 surat, bahkan bisa puluhan surat. Volume surat yang besar apabila

tidak ditangani dengan baik tentunya akan merugikan banyak pihak yang
bersangkutan. Sebaiknya, semua penerimaan surat masuk ditangani oleh

suatu unit tersendri, yaitu unit kearsipan. Berikut ini tahap-tahap dalam
penanganan surat masuk.

a. Penerimaan Surat

Surat-surat yang masuk akan diterima dan dikumpulkan pada suatu
bagian tertentu untuk selanjutnya diteliti alamatnya satu per satu apakah

alamatnya benar atau tidak. Apabila ada surat yang salah alamat, maka

dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Jika pengiriman
surat tersebut menggunakan jasa pos bisa dikembalikan dengan keterangan

“salah alamat”. Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang
bersangkutan, pada amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal

penerimaan. Contohnya surat yang diterima pada tanggal 10 Juni 2020,

diberi cap sesuai tanggal tersebut.
b. Penyortiran surat

Penyortiran surat merupakan kegiatan memisahkan surat-surat yang

diterima dari kantor/instansi lain kedalam kelopok atau golongan-golongan
yang telah ditentukan. Surat dapat dipilah berdasarkan sebagai berikut.

1) Kualifikasi

Selanjutnya surat dikelompokkan sebagai berikut.
 Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan

negara)

 Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara)