Page 67 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

 Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak

tercantum tanggal pembuatan surat
 Mengetahui tanggal pengiriman surat, ini dapat dijadikan bukti apabila

ada protes tentang keterlambatan datangnya surat khususnya jika

dikirim melalui jasa pos.
d. Pengagendaan surat

Buku agenda merupakan suatu buku yang digunakan untuk mencatat

surat-surat masuk dalam satu tahun. Terdapat tiga macam buku agenda,
yaitu:

 Buku agenda tunggal/campuran, yaitu buku agenda yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus secara berurutan

(campuran), pada tiap-tiap halaman.

 Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk pada halaman sebelah kiri dan surat keluar pada

halaman sebelah kanan atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-

sendiri.
 Buku agenda kembar, yaitu pencatatan surat dicatat secara terspisah,

surat keluar dicatat pada buku agenda surat keluar dan surat masuk

pada buku agenda surat masuk tersendiri.

Sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak instansi. Oleh karena
itu, ada beberapa cara pendistribusiannya, antara lain sebagai berikut.

 Diperbanyak

Surat tersebut diperbanyak sejumlah pihak yang harus mendapatkan
surat tersebut, kemudian didistribusikan dengan menggunakan buku

ekspedisi intern.
 Menggunakan slip edaran

Slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak yang akan

di tuju oleh surat tertentu. Slip edaran harus disertakan pada surat yang
akan diedarkan. Setiap orang yang telah membaca surat harus

membubuhkan tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal, kemudian

diedarkan ke orang berikutnya.