Page 70 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

Penerimaan Penyortiran Pembukaan
surat surat surat

Pengarahan
Penyampaian dan Pengagendaan
surat surat masuk
penerusan

Penyimpanan
berkas atau
arsip surat
masuk

Gambar 2. Langkah-langkah penanganan surat masuk secara umum

2. Penanganan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda

Berikut ini adalah prosedur dalam melakukan pencatatan surat masuk

menggunakan sistem buku agenda.

a. Penerimaan surat
Pada tahap ini, surat-surat yang masuk dikumpulkan dan dihitung.

Kemudian, meneliti ketepatan alamat dan menandatangani bukti

penerimaan bahwa surat telah diterima.
b. Penyortiran surat

Surat-surat yang telah dikumpulkan tersebut lalu dipisahkan

berdasarkan sifatnya, yaitu surat biasa, surat penting, surat rahasia,
maupun surat pribadi.

c. Pencatatan surat
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat

dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing

surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku Agenda