Page 69 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

 Disposisi langsung adalah disposisi yang langsung ditulis pada lembar

surat
 Disposisi tidak langsung adalah diposisi yang ditulis pada lembar

tersendiri.

f. Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi

yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai beriku.
1) Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku

ekspedisi intern

2) Menyampaikan surat melalui buku ekspedisi kepada penerima. Buku
ekspedisi juga harus diparaf sebagai tanda surat telah diterima.

3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan

agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan arsip surat dari pimpinan pada umumnya dilakukan oleh
sekretaris dengan menerapkan metode kearsipan yang berlaku pada kantor

tersebut. Berkas-berkas yang penyimpanannya masih ditangani oleh
sekretaris (petugas penanganan surat) merupakan berkas atau arsip yang

bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih digunakan oleh pimpinan

untuk bahan pertimbangan. Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip
(file) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut.

1) Meneliti tanda-tanda berkas tersebut sudah dapat disimpan. Tanda-

tanda tersebut diberikan pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau
dep (deponeren disimpan) atau dengan menggaris bawahi kata-kata yang

memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.
2) Mengindeks, merupakan langkah pemberian kode untuk nama pengirim,

perusahaan, instansi pemerintah, dan nama organisasi yang terhimpun

3) Menyortir
4) Menyimpan ke dalam folder tertentu

5) Menata arsip yang baik serta teratur.

Secara umum, langkah-langkah penanganan surat masuk dapat dilihat
pada gambar berikut ini.