Page 66 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

 Surat terbatas/konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat

tertentu
 Surat biasa (kode B).

2) Urgensi

Surat-surat dikelompokkan berdasarkan kepentingannya
3) Unit organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada

pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
4) Macamnya

Surat-surat dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro,
surat pribadi, surat dinas, dan sebagainya.

5) klasifikasi

Surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera
(harus diterima 1x24 jam), surat segera (diterima 2x24 jam), dan biasa

(maksimal 5 hari harus diterima).

c. Pembukaan surat
Setelah disortir, surat-surat tersebut dibuka satu per satu dengan teliti

tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada. Tidak semua surat dapat

dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas,
hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka

surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut merupakan surat rahasia dan
surat pribadi. Guna membedakan surat-surat tesebut dengan surat yang lain

dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada

amplopnya akan dibubuhi tulisan “RAHASIA” atau RHS. Adapun untuk surat
pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Alamat surat pribadi

biasanya tanpa menggunakan jabatan, namun hanya menggunakan nama

saja. Setelah surat dibuka, isinya dikeluarkan, namun tetap menyertakan
amplopnya, sehingga isi surat dengan amplop tetap manyatu, misalnya saja

dengan distaples. Berikut tujuan menyertakan amplopnya.

 Mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat
pengirimnya.

 Menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang

tertinggal di dalam amplop