Page 71 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

d. Pembagian surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda, kemudian surat-surat
itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk

pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk

pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada
petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman,

dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/ buku

ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus
membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

Pembagian atau penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah

atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut.
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku

Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada

pejabat yang bersangkutan.

3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan
agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

 Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan
diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

 Penyimpanan surat

Penyimpanan surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah
dengan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.