Page 239 - โครงการโม
P. 239
2.4การจัดสถานที่ประชุม ควรค านึงถึงความสะดวกสบายในกาน
เดินทางของผู้เข้าร่วมประชุม ส่วนใหญ่การประชุมย่อยมักนิยมจัดในห้อง
ประชุมของหน่วยงานนั้นๆเพราะผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่มักจะท างานใน
สถานที่ที่ท างานเดียวกัน การจัดสถานที่ประชุมที่เหมาะสมจะช่วยให้
ประหยัดเวลาในการเดินทางของผู้เข้าร่วมประชุมได้
2.5การจัดเตรียมเอกสารการประชุม ให้มีการจัดเตรียมเอกสารที่
ครบถ้วนสมบูรณ์สามารถค้นหาได้ง่ายโดยเรียงล าดับของเอกสารตาม
ระเบียบวาระการประชุม หากเอกสารการประชุมมีความครบถ้วนสมบูรณ์
จะท าให้การใช้เวลาเพื่อประชุมสั้นได้
2.6แบ่งบทบาทหน้าที่ในการประชุมให้ชัดเจน เช่น ประธานใน
การประชุมมีหน้าที่ด าเนินการประชุมให้เป็นไปตามระเบียบวาระ
เลขานุการการประชุมมีหน้าที่นัดหมาย เตรียมระเบียบวาระการประชุม
จัดท าเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุม และจัดท ารายงานการประชุม
ส่วนผู้เข้าร่วมประชุมมีหน้าที่ศึกษาเรื่องที่จะประชุมและแสดงความ
คิดเห็น ข้อเสนอแนะ แนวทางในการด าเนินงานให้ที่ประชุมได้รับทราบ
2.7ประธานในที่ประชุมต้องพยายามด าเนินการประชุมให้ตรงกับ
กรอบหรือวาระการประชุม หากมีการพูดคุย ที่นอกเหนือจากเนื้อหาสาระ
ในการประชุมมากจนเกินไปประธานในที่ประชุมจะต้องพยายามดึงเรื่องให้
กลับเข้าสู่ประเด็นหลักของการประชุมเท่านั้น เพราะบางครั้งในการ
235
