Page 29 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

Jika peralatannya sudah tersedia, maka langkah selanjutnya adalah menyimpan
arsip dengan menggunakan sistem itu, prosedurnya adalah sebagai berikut:
a) Memeriksa Berkas
Langkah pertama adalah memeriksa berkas dengan memeriksa tanda-tanda
perintah penyimpanan arsip, apakah ada tanda “de”, simpan dan lain
sebagainya.
b) Mengindeks
Mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut kemudian
mencocokan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey yang sudah ditentukan.
Buat pula katu indeksnya
c) Mengkode
Langkah memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey. Misalnya,
surat mengenai cuti hamil berkode 265. Jika surat merupakan yang kedua,
maka kodenya adalah 265.1, surat ketiga berkode 265.2 dan seterusnya. Jika
di folder sudah ada 6 surat berarti surat ini merupakan surat yang ke 7,
sehingga kode suratnya menjadi 265.6 (surat dimulai dari kode 0 sebagai
urutan 1).
d) Menyortir
Kegiatan yang dilakukan jika jumlah surat sudah banyak
e) Menempatkan
Meletakkan surat ditempat yang tepat. Misalnya surat dengan kode 265.6
berarti surat diletakkan di dalam laci berkode 200, dibelakang guide berkode
260, di dalam hanging folder berkode 265, surat urutan ke – 7

4) Menemukan Kembali Arsip
Menemukan kembali arsip yang disimpan dengan sistem nomor dewey dapat
dilakukana melalui langkah-langkah berikut:
a) Menentukan kode surat yang akan dicari
b) Sebagai contoh untuk mencari surat dengan kode 445.7, maka surat tersebut
berada pada laci berkode 400, di belakang guide berkode 440 dalam hanging
folder 445, surat urutan ke – 8.
c) Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
Berikan kepada peminjam berokut lembar pinjam arsip (lembar 2). Simpan
lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

b. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor Seri (Urut)
Filing system nomor urut disebut juga sebagai serial nomoric filling. Sistem ini diterapkan
jika jumlah arsip yang disimpan berkisar antara 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran
dimulai dari nomor 1,2,3 dan seterusnya. Pada sistem nomor urut setiap koresponden
diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor. Buku Nomor
ialah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor
koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Berikut ini contoh buku nomor
Tanggal Nama Nomor File
2 Januari 2016 Bambang 100
3 Januari 2016 Arifin 101
4 Januari 2016 Ratna 102

Contoh penyimpanan arsip berdasarkan nomor urut adalah sebagai berikut:
Suatu surat urutan nomor buku arsip 100, arsip tersebut akan disimpan di dalam folder
berkode 100. Apabila satu folder digunakan untuk menyimpan 5 surat, maka dalam laci
dengan kode 1-100 terdapat 20 folder berkode :
1 - 5
6 - 10
11 - 15