Page 24 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

Dalam merancang klasifikasi wilayah, perincian wilayah harus disesuaikan dengan
ketatanegaraan pemerintahan suatu negara. Dalam pelaksanaannya nama suatu
wilayah dijadikan sebagai pokok permasalahan (main subjek). Wilayah diperinci atas
sub wilayah , sub wilayah diperinci lagi atas sub-sub wilayah dan seterusnya. Misalnya
provinsi diperinci atas kota/kabupaten yang terdapat dalam provinsi itu.
Kota/kabupaten diperinci atas kecamatan-kecamatan dan kecamatan diperinci lagi
atas desa/kelurahan dan seterusnya sesuai dengan kebutuhan. Wilayah-wilayah
tersebut disusun ke dalam bentuk indeks.
Penyusunan Daftar Klasifikasi untuk Provinsi
Contoh Provinsi Jawa Tengah
a. Subjek Utama/Wilayah Utama
Kota Magelang
Kota Pekalongan
Kota Salatiga
Kota Semarang
Kota Surakarta
Kota Tegal
..........
b. Sub Subjek/sub wilayah untuk Kota Surakarta
Kecamatan Banjarsari
Kecamatan Jebres
Kecamatan Laweyan
Kecamatan Pasar Kliwon
Kecamatan Serengan.
c. Sub-sub Subjek/Sub-sub Wilayah
1. Kecamatan Banjarsari
1.1 Kelurahan Banyuanyar
1.2 Kelurahan Kadipiro
1.3 ..........
2. Kecamatan Jebres
2.1 Kelurahan Jagalan
2.2 Kelurahan Jebres
2.3 Kelurahan........

C. Menyiapkan Jenis Perlengkapan
1. Filing cabinet
Laci filing cabinet disiapkan sebanyak wilayah yang dijadikan sebagai pokok
masalah (subjek utama)
2. Guide
Guide disiapkan sebanyak 12 buah, bila penyusunannya berdasarkan sistem
tanggal dan sebanyak sub wilayah atau sub-sub wilayah bila penyusunan guidenya
berdasarkan abjad.
3. Folder
folder disiapkan 12 buah bila disusun berdasarkan sistem tanggal atau sebanyak
hari dalam setahun bila kita ingin mengembangkannya. Tetapi bila wilayah dijadikan
kode laci dan sub wilayah dijadikan guide maka sub-sub wilayah dapat dijadikan
kode folder
4. Kotak Sortir
Kotak sortir dipersiapkan untuk menyortir warkat-warkat yang akan disimpan.
5. Kartu Klaper
Kartu klaper disiapkan bila pejabat yang memerlukan arsip lupa wilayah atau
persoalan arsip yang dimintanya. Untuk itu dalam kartu klaper perlu ditambahkan
informasi mengenai nama kota dan daerah asal atau daerah yang dituju bagi surat
yang dikirm