Page 19 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

C.2.3. Impor.
C.3. Pertanian C.3.1. Tanaman Pangan
C.3.2. Kehutanan
C.3.3. Perikanan
C.3.4. Peternakan
C.4. Perindustrian C.4.1. Industri Logam
C.4.2. In. Mesin Elektronik
C.4.3. Farmasi`
C.4.4. Tekstil
D. Dan Sebagainya

Kegunaan daftar indeks sebagai berikut :
1. Sebagai pedoman dalam penyimpanan warkat
2. Sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip

C. MENYIAPKAN JENIS PERLENGKAPAN YANG DIBUTUHKAN
Jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam Filing sistem masalah sebagai
berikut :
1. Filing Cabinet
Jumlah filing cabinet yang harus disiapkan berpedoman kepada Daftar Indeks yang
dipakai.
2. Guide
Jumlah guide yang harus disiapkan sebanyak pembagian utama dalam daftar indeks
atau sebanyak pembagian pembantu dalam daftar indeks.
3. Map (folder)
Jumlah folder yang harus disiapkan dapat sebanyak pembagian utama, sebanyak
pembagian pembantu atau sebanyak sub-sub masalah (lajur kelompok kecil) dalam
indeks.
4. Kotak Sortir.
Kotak sortir disiapkan disesuaikan dengan kebutuhan.
5. Kartu Indeks
Kartu indeks disiapkan apabila diperlukan

D. Menyusun dan Mempergunakan Perlengkapan
1. Filing Cabinet
Jumlah filing cabinet disesuaikan dengan kebutuhan. Hal ini sangat dipengaruhi oleh
besar kecilnya suatu organisasi. Filing cabinet memuat beberapa buah laci. Dalam
setiap laci memuat beberapa buah guide. Di belakang tiap-tiap guide ditaruh beberapa
buah folder. Di dalam tiap-tiap folder disimpan beratus-ratus lembar warkat/arsip yang
disusun menurut sistem tertentu.
2. Guide
Penyusunan guide berpedoman kepada daftar Indeks
Jika kita menggunakan daftar indeks contoh 1 di atas, maka guide yang dibutuhkan
sebanyak 35 buah. Guide itu dituliskan pada tiap-tiap Tab yang terdapat pada setiap
folder. Guide di sini hanya berfungsi sebagai penunjuk

Jika menggunakan Daftar Indeks Contoh 2, maka pembagian utama dapat dijadikan
sebagai judul laci dan guide. Judul laci ditetapkan KEU – KEPEG – PEREK. Sedangkan
judul tiap-tiap guide tetap diambil dari pembagian utama, yakni: Keuangan,
Kepegawaian dan Perekonomian, guide di sini berfungsi sebagai penunjuk dan
pembatas. Dengan demikian kita membutuhkan satu laci filing cabinet dengan judul