Page 14 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

a. Mudah melakukanpenggolongan surat menurut nama perusahaan dan
sebagainya.
b. Penyimpanan dapat dengan cepat dilakukan
c. Sederhana dan mudah dimengerti
d. Perlengkapan yang berguna untuk bermacam-macam dokumen
e. Kesalahan berkas mudah dicek di tempat berkas dengan abjad yang sama atau
serangkai
f. Biaya pelaksanaan lebih murah
g. Dengan penggunaan warna dalam pengkodean, kesalahan penempatan berkas
akan mudah diketahui
h. Hanya memerlukan satu kali penyortiran yaitu sesuai dengan kesamaan abjad.

Sedangkan kelemahan klasifikasi dengan sistem abjad di antaranya sebagai berikut
:

a. Membutuhkan waktu yang lama dalam penemuan surat jika sistemnya luas
b. Sukar apabila terdapat banyak nama yang sama
c. Surat mungkin lebih tepat jika disimpan dengan sistem lain
d. Sulit memperkirakan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan
e. Mudah mengubah beberapa alfabeth dalam surat sehingga serangkaian
pemberkasan menjadi tidak sesuai aturan.
f. Memindahkan atau menghapuskan berkas yang sudah lama sulit atau jarang
dilakukan sehingga arsip tidak berguna tetap tersimpan jadi satu.
g. Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat tempat penyimpanan cepat
penuh/sesak
h. Berkas/arsip berdasarkan nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang
yang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik

Memahami Peraturan Indeks

Melakukan penyimpanan arsip dengan sistem abjad harus memahami cara
mengindeks terlebih dahulu . mengindeks dalam filing system adalah memberikan
tanda pengenal yang berfungsi sebagai petunjuk untuk memudahkan penentuan
tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Kegiatan mengindeks meliputi
memilih kta tangkap (caption) dan mengbjad. Tujuan mengindeks adalah untuk
mengelompokkan arsip dengan kode kegiatan yang sama ke dalam satu berkas.
(Peraturan mengindeks telah dipelajari)

Setelah arsip diindeks, langkah selanjutnya adalah menyusun penataan arsip
berdasarkan abjad. Apabila telah ditentukan kata pengenal dari arsip, yang harus
dilakukan dalam mengabjad adalah meneliti huruf dari awal sampai akhir akan
menentukan letak urutan arsip berdasarkan abjad.
Cara mengabjad dapat dilakukan 3 cara yakni:

a. Mengabjad huruf demi huruf
Langkah awal mengabjad huruf demi huruf ialah meneliti huruf pertama, kedua,
dan seterusnya
Contoh: Abi, Adi, Bambang, Eka
b. Mengabjad kata demi kata