Page 9 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

4. Unit
Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul/caption.
5. Kode arsip
Kode arsip diambil dari abjad pertama dari unit pertama. Untuk organisasi yang
sudah berkembang kode arsip dapat diambil dua abjad pertama dari unit
pertama

C. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode
Di bawah ini diuraikan contoh mengindeks dan memberi kode nama orang,
perusahaan, instansi pemerintah serta nama organisasi/perhimpunan

1. Peraturan mengindeks dan memberi kode nama orang. Dalam peraturan
mengindeks nama orang dibedakan atas
a. Peraturan mengindeks nama orang Indonesia
1) Nama tunggal
Nama tunggal atau nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana
nama itu di tulis, (satu unit)
Nama/caption Unit I Unit Unit Kode
II III
Saleh Saleh - - Sa
Helveradelnofianti Helveradelnofianti - - He

2) Nama ganda
Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks
berdasarkan nama terakhir.
Nama/caption Indeks Kode Urutan
Unit I Unit II Unit III Abjad
Mesra Helen Helen Mesra - He 1
Kaisar Rahardi Yuda Yuda Kaisar Rahardi Yu 2

Untuk nama ganda yang menggunakan nama marga/suku/keluarga,
diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga di unit pertama
Indeks Kode Urutan
Nama/caption Unit I Unit II Unit Abjad
III
Valentino Simanjutak Simanjutak Valentino - Si 3
Raja Nainggolan Nainggolan Raja - Na 2
Cecilea Hartono Hartono Cecilea - Ha 1

3) Nama Orang yang memakai gelar
Pengindekan pada nama orang yang memakai gelar maka unit pertama
adalah nama asli atau nama marga, dan gelar ditempatkan pada unit akhir.
Jika gelar lebih dari satu, semua gelar ditempatkan menjadi satu di unit
terakhir. Beberapa gelar yang biasanya melekat pada nama orang yakni
sebagai berikut:
a) Gelar akademik adalah gelar yang diperoleh karena telah
menyelesaikan suatu tingkat pendidikan tertentu, seperti S.Pd., Dra.,
Drs., S.H., Dr., Ir., M.Pd., Prof. Dan sebagainya.
b) Gelar keagamaan yakni gelar yang disandang orang yang ahli dalam
bidang keagamaan, seperti haji, hajah, ustadz dan lain-lain.