Page 5 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

Tabel 4. Buku Ekspedisi)

f. Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai di proses, maka surat asli harus diserahkan kepada Tata
Usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu.
(Sistem Abjad, sistem subjeck, sistem masalah, sistem tanggal dan sistem nomor)

PENERIMAAN PENYORTIRAN PENCATATAN
SURAT SURAT SURAT

PENYIMPANAN PENYAMPAIAN PENGARAHAN
SURAT SURAT SURAT

Gambar : Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

SISTEM FILING/KEARSIPAN

A. Pengertian Filing sistem
Filing sistem adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan
pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat
dan tepat ditemukan.

B. Tujuan filing sistem
1. Menghemat waktu.
Filing sistem yang baik dapat menghemat waktu. Maksudnya cepat dan tepat
dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip bila diperlukan
2. Menghemat tenaga
Dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tidak menimbulkan banyak
gerakan dan tidak terlalu menguras pikiran
3. Menghemat tempat.
Penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang
banyak. Dengan arti kata dengan ruangan dan peralatan yang tersedia di
dalamnya hanya berisi arsip-arsip yang bernilai guna saja

C. Keuntungan-keuntungan filing sistem yang baik
1. Surat menyurat dapat diselnggarakan dengan sistematis ke arah penciptaan
efisiensi kerja
2. Melengkapi bukti bilamana timbul kasus yang menyangsikan
3. Memberikan keeterangan yang diperlukan
4. Arsip-arsip dapat memberitahu kegaiatan-kegiatan yang bersaing
5. Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan yang lalu dapat membantu
perumusan kebijaksanaan di masa yang akan datang.
6. Pengambilan keputusan yang tepat didasarkan atas sistem kearsipan yang baik