Page 6 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

D. Ciri-ciri pokok filing sistem yang baik adalah sebagai berikut:
1. Tidak memakan tempat
Penyimpanan arsip diusahakan agar tidak membutuhkan ruangan yang terlalu
luas. Karena sekarang ini banyak peralatan kearsipan modern yang tidak
membutuhkan ruang yang luas
2. Mudah dicapai.
Arsip yang disimpan dalam suatu tempat mudah diambil dan dijangkau oleh yang
membutuhkan.
3. Sederhana
Sistem yang diterapkan harus mudah dimengerti dan mudah dilaksanakan.
4. Ekonomis
Filing sistem yang baik tidak berlebihan dalam mengeluarkan biaya, pikiran,
tenaga dan peralatan dalam mengerjakannya
5. Sistem yang dipakai harus disesuaikan dengan tujuan, jenis, dan besar kecilnya
suatu organisasi.
6. Tujuan kearsipan yang utama adalah menyimpan surat, sehingga sistem yang
dipakai harus dapat menjamin agar orang yang tidak berkepentingan tidak
bertugas di dalamnya
7. Fleksibel dan mudah dalam penyesuaian.
Sistem harus mampu dan mudah dikembangkan sesuai dengan perkembangan
suatu organisasi.
8. Mudah dilaksanakan.
Sistem harus menjamin kemudahan dalam penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang disimpan.
9. Klasifikasi
Pengelompokan arsip mudah dilakukan tidak membutuhkan banyak waktu dalam
penyimpanan
10. Lembaran petunjuk silang
Lembaran petunjuk silang dapat dipakai bila arsip mempunyai judul lebih dari satu.
11. Retensi
Bahan-bahan yang masih berguna hendaklah dipelihara dalam jangka waktu
tertentu dan bahan bahan yang tidak berguna lagi dengan segala kebijaksanaan
dapat disimpan tanpa terlalu banyak pemusnahan
12. Out slip
Arsip-arsip yang dipinjam harus dibuatkan out slipnya sehingga jelas bahwa arsip
sedang dipinjam oleh pihak tertentu

FILING SISTEM TANGGAL

A. Pengertian Filing Sistem Tanggal
Filing sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan hari, tanggal, bulan atau tahun. Dalam sistem ini yang dijadikan
kode penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah hari, tanggal, bulan atau
tahun pembuatan warkat atau tanggal yang terca\ntum pada barisan tanggal
yang tercantum dalam arsip itu sendiri.

Sistem tanggal merupakan sistem yang paling sederhana dan praktis sehingga
cocok diterapkan pada perusahaan kecil yang volume kerjanya belum begitu
besar dan permasalahannya belum begitu rumit.