Page 7 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

B. Merancang klasifikasi tanggal
Dalam sistem tanggal pengelompokan tetap dilakukan atas subjek, sub subjek
dan sub-sub subjek. Yang dijadikan penglompokkan itu adalah tanggal, bulan
dan tahun yang tercantum pada barisan tanggal surat. Yang ditetapkan sebagai
subjek adalah tahun, sub subjek adalah bulan dan sub-sub subjek adalah
tanggal. Dengan demikian tahun ditetapkan sebagai judul laci, nama bulan
ditetapkan sebagai judul guide. Sedangkan tanggal ditetapkan sebagai judul
folder.

Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan dan tahun
yang tercantum dalam surat dijadikan sebagai kode penyimpanan arsip.

Klasifikasi tanggal menghendaki warkat-warkat yang bertahun sama disimpan
dalam laci yang sama. Warkat yang nama bulannya sama akan terdapat di
belakang guide yang sama dan warkat yang bertanggal sama akan terdapat di
folder yang sama. Misalnya warkat yang diterima 25 Juli 2022. Diindeks sebagai
berikut:
2022 = Unit 1 Kode laci
Juli = Unit II Kode Guide
25 = Unit III Kode Folder

C. Menyusun Dan Menggunakan Peralatan/Perlengkapan.
Sebagaimana telah dijelaskan di atas laci filing cabinet untuk penyimpanan
warkat arsip berdasarkan sistem tanggal disiapkan satu buah. Judul laci diambil
dari nama tahun yang sedang berjalan. Di dalam laci disusun sebanyak 12 buah
guide. Namun guide diambil dari nama-nama bulan. Dalam penyusunannya
guide Desember berada di depan dan dibelakangnya berturut-turut November,
Oktober dan terakhir sekali guide Januari. Selanjutnya di belakang tiap-tiap guide
diletakkan folder sebanyak 31 buah. Penyusunan folder yang paling depan
adalah nomor 31 dan dibelakangnya berturut turut no, 30, 29, 28 dan terakhir
sekali folder 1. Begitu juga penyusunan folder di belakang guide-guide lainnya