Page 8 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

D. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan kembali Arsip
1. Prosedur Penyimpanan Warkat
a. Pastikan warkat itu telah mendapat tanda pelepas arau memang telah
disetujui untuk disimpan
b. Catat masing-masing warkat ke dalam buku arsip dan kartu indeks
c. Indeks tanggal yang tercantum dalam surat tersebut
d. Jika warkat jumlahnya banyak lakukan penyortiran
e. Tempatkan warkat dan kartu indeks ke dalam tempat penyimpanannya.
Misalnya kode warkat 20 Pebruari 2012. Maka warkat itu disimpan di
dalam laci 2012 di belakang guide Pebruari, di dalam folder nomor 20.
Sedangkan kartu indeks disimpan di dalam laci kartu indeks berkode K
untuk nama Karmelia.
2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip
Bila peminjam mengetahui tanggal, bulan dan tahun arsip yang diminta maka
pencarian kembali akan sangat mudah. Misalnya diminta arsip tanggal 10
Desember 2021, maka arsip tersebut dapat dicari di dalam laci 2021,
dibelakang guide Desember dan di dalam folder nomor 10

Tetapi bila peminjam meminta arsip berdasarkan masalah, maka petugas
arsip dapat mencarinnya dalam buku arsip atau kartu indeks. Bila buku arsip
atau kartu indeks telah ditemukan, maka dalam buku arsip atau kartu indeks
itu akan diketahui tanggal bulan dan tahun warkat tersebut. Dengan demikian
pencarian arsip dapat dilakukan seperti di atas

FILING SISTEM ABJAD

A. Pengertian Filing Sistem Abjad.
Adalah sismtem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Sistem ini merupakan sistem yang paling umum digunakan di kantor-
kantor/perusahaan-perusahaan pemerintah maupun swasta. Sistem abjad tepat
sekali digunakan untuk menyimpan warkat berdasarkan nama orang atau
organisasi, nama lokasi, nama benda dan masalah.

Menurut kebiasaan nama/judul surat, untuk surat masuk judulnya diambil
berdasarkan nama sipengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama si alamat.
Nama-nama tersebut terlebih dahulu diindeks berdasarkan peraturan yang
berlaku dan berdasarkan indeks inilah warkat diberi kode. Filing sistem abjad
merupakan dasar dari kelima sistem kearsipan.

B. Istilah-istilah dalam Filing Sistem Abjad.
1. Kode
Kode adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode
ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan
2. Indeks
Indeks adalah suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan filing
(kearsipan)
3. Mengindeks
Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul (caption/catch word/kata
tangkap) atas beberapa unit