Page 15 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

Mengabjad kata demi kata dilakukan dengan tiap bagian kata dipisahkan dalam
kata pengenal pertama dan dianggap sebagai satu kata berdiri sendiri. Letak kata
pengenal pertama dimasukkan dalam urutan indeks.
Contoh : Kampung Baru, New Jersey, New York
c. Mengabjad kesatuan demi kesatuan.
Meskipun kata terpisah, pada hakekatnya merupakan satu pengertian yang harus
dianggap satu kesatuan.
Contoh : tanda jasa, tanda mata.

Agar lebih paham mengenal cara mengindeks dan mengabjad, perhatikanlah
tabel di bawah ini :

Cara mengindeks dan mengabjad
No. Nama Unit I Unit II Kode Urutan Abjad
1 Joko Mulyanto Joko Mulyanto J 2
2 Raden Ayu Sulastri Sulastri Raden S 5
Ayu
3 Edo Panjaitan Panjaitan Edo P 4
4 Ir. Orlando Orlando O 3
5 Amanah Amanah A 1

Prosedur Penyimpanan Arsip dengan Sistem Abjad

Prosedur yang dapat dilakukan untuk menyimpan arsip dengan sistem abjad yaitu
sebagai berikut :

a. Mempersiapkan peralatan yang akan digunakan untuk penyimpanan arsip yang
menggunakan sistem abjad.
b. Memeriksa apakah surat atau dokumen benar-benar akan disimpan
c. Mengindeks dalam sistem abjad dengan memilih nama-nama yang akan dipakai
sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit
untuk keperluan mengabjad`
d. Memberi tanda pada nama atau kata tangkap yang sudah diindeks
e. Menyortir, artinya mengelompokan surat atau dokumen dalam kelompok abjad
masing-masing.
f. Menempatkan pada folder atau map sesuai abjad.