Page 20 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

KEU – KEPEG- PEREK. Dan tiga buah guide yang diberi judul Keuangan,
Kepegawaian dan Perekonomian dan disusun secara berurutan ke belakang`

Selanjutnya jika kita menggunakan Daftar Indeks Contoh 3. Maka pembagian UTAMA
ditetapkan sebagai judul laci. Pembagian pembantu dalam indeks dijadikan sebagai
judul guide. Dengan demikian berdasarkan daftar indeks di atas kita dapat menyiapkan
tiga buah laci filing cabinet yang di beri judul keuangan, kepegawaian dan
perekonomian. Sedangkan guide yang dibutuhkan adalah 12 buah. Di dalam laci
keuangan terdapat 3 buah guide upah/gaji, pajak dan kredit yang disusun berurutan ke
belakang. Sedangkan di dalam laci kepegawaian akan terdapat 5 buah guide, yakni
guide pengadaan, pengangkatan, kesejahteraan, cuti dan penilaian. Begitu juga di
dalam laci perekonomian.

3. Map (folder)
Folder disusun di belakang tiap-tiap guide berpedoman kepada pola klasifikasi yang
telah disusun berbentuk indeks.
Jika dalam indeks sampai pada masalah utama/pembagian utama seperti pada indeks,
Contoh 1 maka folder yang dibutuhkan sebanyak pembagian utama dalam indeks.
Karena dalam indeks terdapat 35 masalah, dengan demikian kita harus menyusun 35
folder. Tiap-tiap folder diberi tab- sebagai penunuk. Pada masing-masing tab ditulis
kode folder, disusun menurut urutan yang terdapat dalam indeks tersebut.

Jika perincian dalam indeks sampai sub masalah/pembagian pembantu (contoh 2 ),
maka pembagian pembantu dalam indeks dapat dijadikan sebagai kode folder.
Sedangkan pembagian utama dijadikan kode laci dan guide

Dalam indeks contoh 2, terdapat tiga masalah utama/pembagian utama dan 16 sub
masalah (pembagian pembantu). Dengan demikian kita harus menyiapkan folder
sebanyak 16 buah.

Selanjutnya jika perincian dalam indeks sampai pada sub-sub masalah/lajur kelompok
kecil, maka sub-sub masalah dijadikan sebagai kode folder. Sedangkan pembagian
utama dijadikan kode laci dan pembagian pembantu dijadikan kode guide. Dengan
demikian dari contoh 3 indeks di atas, kita dapat menyiapkan folder sebanyak 42 buah.
Tiga buah filing cabinet dan 12 buah guide.

4. Kotak Sortir
Kotak sortir dipergunakan untuk menyortir warkat-warkat yang akan ditempatkan ke
dalam masing-masing folder

5. Kartu Indeks
Kartu indeks berguna untuk membantu memudahkan menemukan kembali arsip yang
disimpan. Kartu indeks ditempatkan pada laci kartu indeks yang biasanya disusun
berdasarkan abjad. Yang dijadikan pedoman untuk menemukan kartu tersebut adalah
judul warkat yang bersangkutan.

Untuk lebih jelasnya cara penyusunan dan penggunaan peralatan/perlengkapan dalam
sistem masalah dapat dilihat gambar di bawaj ini.