Page 25 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

D. Menyusun dan Menggunakan Perlengkapan
Bila guide disusun berdasarkan abjad untuk nama laci wilayah Indonesia, maka nama
daerah tingkat I (Propinsi) dapat dijadikan sebagai kode guide dan nama daerah
tingkat II (Kodya?Kabupaten) dijadikan sebagai kode folder. Jika kode laci Wilayah
tingkat I (Provinsi), maka yang dijadikan nama guide adalah daerah tingkat II
(kodya/kabupaten dan wilayah kecamatan dijadikan sebagai kode folder

Selanjutnya apabila yang dijadikan judul laci daerah tingkat II, maka yang dijadikan
kode guide adalah nama wilayah kecamatan dan nama kelurahan dapat dijadikan
nama folder. Masing-masing wilayah dan folder disusun berdasarkan abjad. Tetapi
bila guide disusun berdasarkan sistem tanggal, maka nama wilayah atau sub wilayah
atau sub-sub wilayah dapat dijadikan nama laci. Nama guide diambilkan dari nama
bulan dalam satu tahun. Guide dan folder disusun seperti sistem tanggal

E. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip
1. Prosedur Penyimpanan
Prosedur penyimpnan warkat dalam filing sistem wilayah hampir sama dengan
sistem yang lain, bahwa setiap warkat yang ditereima baru dapat disimpan jika telah
mendapat tanda pelepas.

Sistem ini menghendaki agar setiap warkat yang berasal dari daerah yang sama
disimpan ditemoat yang sama. Dalam pelaksanaannya sistem ini sering
dikombinasikan dengan sistem abjad, tanggal, subjek maupun sistem nomor.
Misalnya suatu surat yang diterima, pada barisan tanggal terecantum Banyuanyar,
10 Juni 1997. Jika guide disusun berdasarkan sistem tanggal, maka surat itu
simpan dalam laci JAWA TENGAH, di belakang guide Juni dalam foler nomor 10.
Bila surat yang sama kita menghendaki penyusunan guidenya berdasarkan sistem
abjad, maka surat itu disimpan di dalam laci JAWA TENGAH, di belakang guide
Banjarsari, di dalam folder Banyuanyar.

6. Prosedur penemuan kembali arsip
Jika kita akan mencari arsip yang berasal dari PT MANDIRI SEJAHTERA
Semarang, maka arsip itu dapat ditemukan di dalam laci Jawa Tengah dibelakang
guide Semarang di dalam folder A-5

Tetapi bila pejabat yang memerlukan lupa wilayah atau persoalan arsip yang
dimintanya. Maka prosedur penemuan arsip itu sebagai berikut:
a. Membuka laci kartu klaper
b. Mencari kartu klaper yang berkode A-5
c. Membuka laci filing cabinet Wilayag Jawa Tengah, maka dengan cepat surat
dari PT MANDIRI SEJAHTERA Semarang akan ditemukan.