Page 28 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

2) Menyiapkan dan Menyusun Perlengkapan
Peralatan yang perlu disiapkan untuk menata arsip diantaranya sebagai berikut:
a) Filing Cabinet
Dibutuhkan 10 laci filing cabinet, kode laci ini sebagai penunjuk masalah
utama. Kode laci ini berurutan sebagai berikut:
Laci 1 Kodenya 000
Laci 2 Kodenya 100
Laci 3 Kodenya 200
Laci 4 Kodenya 300
Laci 5 Kodenya 400
Laci 6 Kodenya 500
Laci 7 Kodenya 600
Laci 8 Kodenya 700
Laci 9 Kodenya 800
Laci 10 Kodenya 900

b) Guide
Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Hal ini berarti jika terdapat
10 masalah utama maka ada 100 sub masalah. Oleh karena itu dibutuhkan
pula guide sebanyak 100 buah. Misalnya untuk laci kode 100, kode guide
sebagai berikut:
Guide 1 Kodenya 100
Guide 2 Kodenya 110
Guide 3 Kodenya 120
Guide 4 Kodenya 130
Guide 5 Kodenya 140
Guide 6 Kodenya 150
Guide 7 Kodenya 160
Guide 8 Kodenya 170
Guide 9 Kodenya 180
Guide 10 Kodenya 190

c) Hanging Folder
Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Apabila terdapat 100 sub
masalah maka diperlukan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini terletak
dibelakang guide. Pada guide 110, terdapat 10 hanging folder yang berkode
sebagai berikut :
Hanging folder 1 Kodenya 110
Hanging folder 2 Kodenya 111
Hanging folder 3 Kodenya 112
Hanging folder 4 Kodenya 113
Hanging folder 5 Kodenya 114
Hanging folder 6 Kodenya 115
Hanging folder 7 Kodenya 116
Hanging folder 8 Kodenya 117
Hanging folder 9 Kodenya 118
Hanging folder 10 Kodenya 119

d) Kartu Indeks
Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan

e) Rak Sortir
Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhan

3) Menata Srsip