Page 23 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip.
Bila seorang pejabat meminjm arsip, maka langkah-langkah yang harus ditempuh oleh
petugas arsip sebagai berikut :
a. Mengunjungi laci kartu indeks
b. Mencari dan memilih arsip berdasarkan kodenya adalah keuangan maka arsip
tersebut dapat dicari di dalam laci
Hutang
Keuangan di belakang guide keuangan dan di dalam folder hutang
c. Bila arsip tersebut telh ditemukan, ambil dan ganti dengan bon pinjaman yang
berfungsi sebagai ganti arsip yang sedang dipinjam.
d. Serahkan arsip itu kepada peminjam.

Keuntungan menerapkan filing sistem berdasarkan nomor ialah:

1. Mudah mencari keterangan apabila hanya subjecknya saja yang diketahui
2. Dapat diperluas secara tidak terbatas

Kekurangan sistem nomor
1. Sukar melakukan klasifikasi
2. Mungkin kurang cocok untuk beberapa jenis surat
3. Mungkin diperlukan suatu indeks

FILING SISTEM WILAYAH

A. Pengertian Filing Sistem Wilayah
Filing sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan wilayah di mana arsip itu berasal atau dibuat.

Filing sistem wilayah lebih baik dipergunakan pada organisasi yang mempunyai kantor
cabang atau perwakilan di daerah-daerah tertentu. Seperti PT Pos Indonesia, travel
biro atau perusahaan jasa angkutan atau perusahaan ekspor impor yang mempunyai
wilayah tersendiri, bik terbatas pada tingkat propinsi, negara bahkan dunia. Filing
sistem wilayah disebut juga sistem ilmu bumi atau filing system geografis.

Keuntungan penggunaan sistem ini baginsebuah kantor:
1. Mudah mencari keterangan apabila letak atau tempat telah diketahui
2. Biasanya merupakan tindakan penyimpanan secara langsung
3. Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah
berdasarkan berkas yang disusun
4. Perkiraan aktivitas berkas dapat diketahui, apabila berkas bertambah dikurangi,
atau disusun kembali dengan mudah.

Kekurangan sistem wilayah:

1. Kemungkinan terdapat kesalahan apabila tidak mempunyai pengetahuan tentang
wilayah yang cukup
2. Letak feografis harus diketahui
3. Pemakai harus menyusun dua berkas, yaiut berkas berdasarkan wilayah dan
berkas untuk indeks

B. Merancang Klasifikasi Wilayah