Page 22 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

Gambar Penyusunan Peralatan/perlengkapan Filing Sistem Masalah

E. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip.
1. Prosedur Penyimpanan Warkat
Langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan warkat dalam sistem
masalah sebagai berikut:
a. Meneliti dan Membaca warkat
Setiap warkat yang akan disimpan harus dibaca dengan teliti untuk memastikan
apakah warkat-warkat itu telah layak untuk diisimpan atau masih memerlukan
tindak lanjut. Bila telah mendapat release mark/tanda pelepas berarti telah boleh
disimpan. Jika belum harus ditanyakan segera atau mungkin masih perlu ditindak
lanjuti.
b. Mengindeks
Mingindeks dalam sistem masalah merupakan kegiatan menafsirkan masalah
warkat untuk mendapatkan kata tangkap (caption) dan mencocokkannya dengan
indeks. Kemudian mencattnya ke dalam kartu indeks.

Contoh kartu indeks

c. Memberi Kode
Memberi tanda pada warkat (biasanya dengan pensil) untuk menentukan tempat
penyimpanannya. Misalnya warkat mengenai cuti dalam indeks termasuk
klasifikasi Kepegawaian, maka warkat tersebut diberi kode : KEPEGAWAIAN
CUTI
d. Penyortiran
Bila warkat-warkat yang akan disimpan jumlahnya cukup banyak, maka warkat-
warkat itu harus disortir terlebih dahulu agar mudah dan tidak membutuhkan
banyak waktu dalam penyimpanannya.
e. Penyimpanan
Warkat-warkat yang telah dikelompokkan berdasarkan kode-kode yang sama
dimasukkan ke dalam tempat penyimpanannya. Misalnya untuk warkat yang telah
diberi 1 kode kepegawaian , maka surat itu
cuti
disimpan di dalam laci kepegawaian dibelakang guide kepegawaian di dalam
folder cuti. Guide di sini berfungsi sebgai penunjuk (lihat indeks contoh 2)
kesejahteraan
selanjutnya bila warkat di beri kode perumahan maka warkat itu disimpan
di dalam laci dengan kode “B. Kepegawaian”, di belakang guide kode “B.3
Kesejahteraan”. Di dalam folder kode “B.3.4. Perumahan” (Lihat indeks contoh) 3)