Page 27 - MATERI KEARSIPAN MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PDF

Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor, perlu membuat daftar klasifikasi,
daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang
ada di dalam kantor/perusahaan.

Daftar klasifikasi nomor ini bermanfaat sebagai pedoman dalam pemberian nomor
kode, serta untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan
a) Lajur Pembagian Utama
Pada lajur pembagian utama terdapat 10 pembagian kegiatan pokok
kantor/perusahaan dengan nomor kode sebagai berikut:
000 Pendidikan dan Latihan
100 Keuangan
200 Personalia
300 Pembangunan
400 Koperasi
500 Produksi
600 Pemasaran
700 Penelitian dan Laboratorium
800 Perlengkapan
900 Pengangkatan dan Perbekalan

Perlu diketahui bahwa jumlah kelompok persoalan harus 10 kelompok.
Bagaimana jika kegiatan pokok lebih dari 10? Yang dilakukan adalah mencari
dan menggabung ke dalam judul lain yang mencakup peresoalan tersebut.

b) Lajur Pembagian Pembantu
Kelompok pembagian utama dibagi menjadi 10 bagian, disebut kelompok
pembantu-pembantu. Lajur kelompok pembantu terdiri 10 uraian/persoalan.
Bagaimana jika belum ada atau belum lengkap hendaknya tetap dibagi 10
kelompok dan pada kolom yang belum ada disiapkan sebagai cadangan.
Perhatikan contoh di bawah ini.
200 Personalia
210 Formasi
220 Pemilihan Personal/Tenaga Kerja
230 Tata Tertib/Disiplin Kerja Pegawai
240 Ujian Jabatan
250 Kenaikan Pangkat
260 Cuti
270 Mutasi
280 Pemberhentian Kerja
290 Pensiun

c) Kemudian kelompok pembantu diuraikan lagi masing-masing menjadi 10
pembagian kecil, seperti contoh berikut:
260 Cuti
261 Cuti Besar
262 Cuti Tahunan
263 Cuti Sakit
264 Cuti Kawin
265 Cuti Hamil
266 Cuti di Luar Tanggungan Negara
267 Cuti Karena Kematian
268 Cuti Karena Ujian Dinas
269 Cuti Karena Menunaikan Ibadah Haji