Page 33 - 管理規約第三版本文

二、檔案管理

操作要領：

1. 準備 A4 大小 20 頁的資料冊二本及 A4 大小的活
頁資料夾。
2. 建立社區的基本檔案：包括住戶名冊、委員名

冊、聯絡電話一覽表、協力廠商資料資料等。
3. 將上述社區基本資料與住戶公約、組織章程、工
作職掌、各項管理辦法、社區帄面圖、機電設施
圖、使用執照、消防檢查資料及社區報備證明等
文件，用 20 頁資料冊依序歸檔。是為檔案一。

4. 將管理費收費明細等財務相關資料，用活頁資料
夾依序歸檔以備查，是為檔案二。
5. 管理費繳交通知單、財務分析、裝修申請表、管

理室工作重點、開會通知單、設備使用說明、交
接清冊等行政表單，以 20 頁資料冊依序歸檔。
是為檔案三。
6. 函、會議記錄、執行報告、電子檔案等做成檔案
四。

法令規章：

1. 公寓大廈管理條例。

2. 公寓大廈規約範本。
3. 公寓大廈管理組織申請報備處理原則。
4. 公寓大廈管理維護公司受任管理維護契約範本。

行政表格：

檔案分類表（參見附表一）。

32 優境社區區分所有權人會議