Page 59 - إدارة الفنادقHotel Management د. كـــــرم غازي

‫إدارة الفنادق ‪ Hotel Management‬د‪ .‬كـــــرم غازي‬

‫‪ ‬مدير المكاتب الامامية ‪Front Office Manager‬‬
‫الرئيس المباشر‪ :‬مدير قطاع الغرف‬

‫يحتل مدير المكاتب الأمامية الهرم التنظيمي للمكاتب الأمامية وتقع علي عاتقه مسؤولية كبيرة ومهام جمة‬
‫تتعلق بإدرة وتنظيم العمل بالمكاتب الأمامية والعمل على زيادة المبيعات والمساهمة الفعالة فى تحقيق أهداف‬

‫الفندق‪ .‬وهنا بعض مهامه ومسؤلياته‪:‬‬
‫‪ ‬مسئول عن مراجعة مختلف التقارير التي يرفعها الاستقبال بشأن الغرف‪.‬‬

‫‪ ‬الترحيب بالشخصيات المهمة ويرافقها إلى غرفها‪.‬‬
‫‪ ‬التآكد من صحة كشوف أسماء الشخصيات المهمة‪.‬‬
‫‪ ‬تناول كل مشاكل النزلاء التي تتصل بالمكاتب الأمامية‪.‬‬
‫‪ ‬مراجعة التقارير المختلفة التي ترد من قسم الحجز‪.‬‬

‫‪ ‬تناول جميع مراسلات قسم الحجز‪.‬‬
‫‪ ‬متابعة أنواع وطرق الحجز المستخدمة بالفندق‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من تحقيق أهداف التشغيل‪.‬‬
‫‪ ‬تطوير وتنفيذ الدورات التدريبية‪.‬‬
‫‪ ‬وضع الخطط ومراقبة نفقات القسم‪.‬‬
‫‪ ‬ضبط نفقات العمل وتقليل التكلفة إلى أقل قدرممكن‪.‬‬
‫‪ ‬المشاركة فى خطة العمل السنوية والإعداد للميزانية‪.‬‬

‫‪ ‬زيادة حجم المبيعات للغرف‪.‬‬
‫‪ ‬رفع التقارير المتعلقة بالمكاتب الأمامية إلى مدير قطاع الغرف‪.‬‬

‫‪ ‬القيام فيما يتعلق بالتنبؤ بنسبة الإشغال والعائدات‪.‬‬
‫‪ ‬عمل مسح للآسوإق مريين كل سنة على الأقل‪.‬‬

‫‪ ‬الإشراف على الأداء الفردي للعاملين بالمكاتب الأمامية‪.‬‬
‫‪ ‬التنسيق مع شئون الموظفين فيما يخص تعيين وتدريب العاملين بالمكاتب‪.‬‬

‫ولكى يضمن إدارة سلسة عليه اتباع الخطوات التالية‪:‬‬
‫‪ ‬التأكد من تحقيق أهداف التشغيل‪.‬‬
‫‪ ‬تطوير وتنفيذ الدورات التدريبية‪.‬‬

‫‪ ‬وضع الخطط ومراقبة كل النفقات المتصلة بالقسم‪.‬‬
‫‪ ‬القيام بنشاط التنبؤ فيما يتعلق بنسبة الإشغال والعائدات‪.‬‬
‫‪ ‬نقل القرارات والمعلومات الإدارية إلى كل شخص من العاملين معه وتطبيقها بالكامل‪.‬‬
‫‪ ‬ضبط تكلفة العمل وبذل الجهد لتقليل النفقات والتحكم فيها‪.‬‬
‫‪ ‬زيادة حجم المبيعات والتأكد من أن كل موظفي المكاتب الأمامية على دراية بالمبيعات‪.‬‬
‫‪ ‬مراجعة قائمة الاختلاف التي يعدها قسم الإشراف الداخلي يوميأ‪.‬‬
‫‪ ‬عمل مسح للأسواق المنافسة مرتين فى السنة على الأقل‪.‬‬

‫‪ ‬المشاركة فى خطة العمل السنوية والإعداد للميزانية‪.‬‬
‫‪ ‬التنسيق مع شثون الأفراد والتدريب فيما يخص تعيين وتدريب العاملين في المكاتب الأمامية‪.‬‬

‫‪ ‬الإشراف على نظافة موظفي المكاتب الأمامية ومظهرهم وسلوكهم ‪.‬‬
‫‪ ‬الإشراف على حالة الأفراد فى المكاتب الأمامية وذلك فيما يتعلق بالأداء الفردى‪.‬‬

‫‪ ‬رفع التقارير المتعلقة بالمكاتب الأمامية إلى مدير قطاع الغرف يوميا‪.‬‬
‫أ‪ .‬قسم الاستقبال‪DepartmentReception‬‬

‫قسم الاستقبال يعتبر القلب النابض للمكاتب الأمامية فمن خلاله تدار معظم عمليات المكاتب الأمامية ويتم تنفيذ‬
‫معظم الخدمات للضيوف فهو يتولى عملية الاستقبال والترحيب بالعميل وتسكينه والتنسيق لتنفيذ الخدمت له‪.‬‬

‫‪59‬‬