Page 79 - OPERASIONAL

D. PEDOMAN UNTUK KERAHASIAAN DATA ANGGOTA

1. Kerahasiaan Data Anggota
Kerahasiaan data anggota menjadi hal penting untuk meningkatkan kepercayaan anggota
kepada KOMIDA. Oleh sebab itu diperlukan standar prosedur dalam rangka menjaga data
dan informasi anggota. Berikut adalah pedoman pelaksanaan dalam rangka menjaga
kerahasiaan data anggota:
a) Sistem Pengambilan Data
Proses pengambilan data anggota di lapang menjadi kesan pertama anggota kepada
KOMIDA, oleh sebab itu kode etik dalam proses pengambilan data anggota harus
dilakukan dengan transparan serta bisa termonitoring dengan baik, berikut adalah kode
etik pengambilan data anggota :
1) Petugas harus menggunakan pakaian yang sopan serta name tag sebagai bukti
bahwa petugas adalah karyawan dari KOMIDA.
2) Petugas harus membawa formulir sesuai dengan tujuan pengambilan data
sehingga pertanyaan yang disampaikan kepada anggota lebih terarah dan fokus.
3) Menggunakan bahasa yang dipahami oleh anggota serta tutur kata yang sopan.
4) Petugas tidak boleh memaksakan jawaban dari anggota.
5) Sikap, posisi duduk dan gestur tubuh staf dalam melakukan pengambilan data
harus sopan dan santun
6) Tidak boleh dilakukan sambil merokok, makan dan minum
7) Dilakukan di ruangan yang terbuka, jika harus dilakukan di ruangan tertutup
diharuskan ada saksi lain dari keluarga atau tetangga

b) Sistem Pengarsipan Dokumen Anggota
Sistem pengarsipan yang baik akan memudahkan kita dalam menjaga kerahasiaan
informasi serta memudahkan kita untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dari
dokumen yang sudah ada. Oleh sebab itu untuk menjaga kerahasiaan setiap dokumen
yang ada berikut adalah peraturan sistem pengarsipan berlaku :
1) Arsip yang berkaitan dengan informasi anggota disimpan dalam otner sesuai
dengan nama anggota, nomor kelompok dan nomor center.
2) Otner data anggota disimpan dalam lemari arsip yang dilengkapi dengan kunci
3) Lemari arsip diletakkan dalam ruangan khusus.
4) Staf administrasi yang bertanggungjawab tentang keluar masuk dokumen dalam
ruang arsip.
5) Kunci lemari arsip atau ruang arsip disimpan oleh staf administrasi dan manager
cabang.
6) Dokumen anggota tidak boleh dibawa ke rumah staf
7) Dokumen anggota tidak boleh dicopy tanpa persetujuan dari pimpinan kantor yang
bertanggungjawab di kantor tersebut.
8) Arsip yang berkaitan dengan transaksi keuangan yang sudah lebih dari 2 tahun
diletakkan terpisah.
9) Arsip yang berkaitan dengan transaksi keuangan yang sudah lebih dari 5 tahun
dapat dimusnahkan dengan cara dibakar. (tidak boleh dijual)

c) Penggunaan Data, Foto dan Video Anggota
1) Dokumen anggota hanya digunakan untuk kalangan terbatas KOMIDA untuk
kepentingan operasional KOMIDA.
2) KOMIDA juga berhak menggunakan data, foto dan informasi anggota untuk
kepentingan lembaga untuk diserahkan kepada pihak ketiga yang berkepentingan
dan relevan dengan kegiatan KOMIDA, antara lain: investor, konsultan, agen
keuangan, kredit biro, lembaga research,pemerintah, asuransi dan LKM lainnya.
3) Penyerahan dokumen anggota dalam bentuk hardcopy ataupun softcopy kepada
pihak ketiga harus mendapatkan persetujuan dari manajemen kantor pusat.
4) Penggunaan foto anggota untuk kepentingan komersial dan marketing harus
mendapatkan izin tertulis dari anggota yang bersangkutan, form izin penggunaan
data, foto dan video disediakan oleh lembaga.
5) Tidak adanya royalti atau ganti rugi atas penggunaan data, foto dan video
anggota.

SOP Operasional 2017
78