Page 56 - วิชาการการเขียนเพื่องานประชาสัมพันธ์
P. 56
48
รูปแบบเอกสารข่าวประชาสัมพันธ์
เอกสารข่าวประชาสัมพันธ์ซึ่งนักประชาสัมพันธ์จะต้องมีหน้าที่จัดท า
ส าหรับส่งไปเผยแพร่แก่สื่อมวลชน นับว่าเป็นสื่อส าคัญที่สามารถช่วยให้ข่าวนั้นๆ
น่าสนใจมากขึ้น จึงควรยึดหลักในการจัดท าโดยอาศัยรูปแบบที่จะก่อให้เกิดความ
เข้าใจข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ได้ง่าย รวมทั้งมีความเรียบร้อย
ประณีต หน่วยงานส่วนใหญ่มักจะมีการออกแบบกระดาษเอกสารข่าว
ประชาสัมพันธ์เพื่อใช้ในการนี้โดยเฉพาะเป็นการแสดงให้เห็นถึงความส าคัญและ
ความน่าเชื่อถือของหน่วยงาน ในที่นี้จะขอกล่าวถึงรูปแบบเอกสารข่าว
ประชาสัมพันธ์ที่ดี เพื่อเป็นแนวทางดังนี้
1. กระดาษเอกสารข่าวประชาสัมพันธ์ นิยมใช้กระดาษสีขาว ขนาด
8.5 X 11.5 นิ้ว หรือ ขนาด A4 ควรเป็นกระดาษที่ออกแบบและผลิตขึ้นเพื่อการนี้
โดยเฉพาะ คือ เป็นกระดาษที่พิมพ์หัวเฉพาะ (PRIVATE HEADING PAPER) ซึ่ง
แตกต่างจากกระดาษจดหมายของหน่วยงานโดยทั่วไป นิยมระบุค าว่า “ข่าว
ประชาสัมพันธ์” “ข่าว” “NEWS RELEASE” “NEWS” “PR RELEASE” และอาจ
มีสัญลักษณ์ (LOGO) ของหน่วยงานประกอบด้วย
นอกจากนี้ ต้องระบุสถานที่ตั้ง หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรสาร
ไว้เสมอ โดยอาจพิมพ์ตัวเล็กรวมอยู่ในส่วนหัว (HEADING) ของกระดาษ หรือแยก
พิมพ์ในส่วนล่าง (FOOT) ของกระดาษ ทั้งนี้ไม่ควรระบุค าขวัญ (SLOGAN) ในเชิง
โฆษณาไว้ในเอกสารข่าวประชาสัมพันธ์
ส าหรับสีของหัวกระดาษเอกสารข่าวควรพิมพ์เพียงสีเดียวหรือสองสี
เท่านั้น ไม่ควรออก แบบหัวกระดาษเอกสารข่าวให้หลากสีหรือหรูหรามาก เพราะ
จะท าให้แลดูคล้ายจดหมายส่งเสริมการขายหรือไปโฆษณามากกว่า นอกจากนี้ หัว
กระดาษควรเป็นแบบที่เรียบง่าย โดยสามารถถ่ายทอดเอกลักษณ์ที่น่าเชื่อถือของ
หน่วยงานมากกว่าการพยายามโฆษณา
