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● Assegurar que as listas de inventário e de activos para os items financiados pelo
UNFPA estejam disponíveis.
● Preparar documentos suplementares para as transacções relevantes recolhidas
pelo UNFPA.

Exemplos para o tipo de documentação suplementar são a seguir expostos:

Exemplos de tipos de documentos-chaves suplementares

Pessoal Termos de referência (TDRs) incluindo taxas e condições de
pagamento; matriz de selecção competitiva de pelo menos 3
candidatos; 3 Curriculum Vitae correspondentes; contrato
assinado pelo pessoal/consultor e IP, prova de entrega (por
exemplo, relatório, folha de horas certificada, etc.); avaliação de
desempenho, recibos de pagamento de salário/taxas, folha de
pagamento e pagamentos estão dentro do período do contrato.

Viagem Autorização de viagem por oficial de PI autorizado conforme
acordo de parceria; talões ou recibos de passagens; recibos de
consumo de gasolina e portagem; registo de veículo; relatório de
missão.
Seminários/reuniões/e Agenda/programa; lista de presença dos participantes (incluindo
ventos detalhes de contacto e assinaturas); análise do concurso de
selecção do local, se aplicável; recibos de pagamentos feitos aos
fornecedores; relatório narrativo e financeiro.

Aquisição de bens e 3 cotações de fornecedores; avaliação das cotações pelo pessoal
serviços relevante do projecto; relatório de recebimento e inspecção
assinado; avaliação do fornecedor/fornecedor de serviços de
terceiros no final do contrato; Nota de entrega confirmando o
recebimento de mercadorias/certificado de conclusão de serviços.

Activo Imobilizado e Lista de activos datada, verificação física periódica assinada pelo
Inventário PI responsável e gestores, registos de distribuição de estoque

Note que os documentos de suporte para pagamentos, por exemplo, facturas e recibos de
pagamento de fornecedores devem ser claramente indicados como pagos usando fundos do
UNFPA para evitar duplicatas de pagamentos. Para tal, os documentos são normalmente
carimbados pagos com fundos do UNFPA.

60 | Manual para Parceiros Implementadores – Revisão de Outubro 2019