Page 60 - WORKING WITH UNFPA EM PT

11.2.3. Visita de monitoria no local

A equipa de verificação no local visitará o escritório do PI na(s) data(s) acordada(s) para
rever documentos transaccionais, testar os controlos internos e acompanhar a implementação
das recomendações das actividades de garantia anteriores.

Com a devida coordenação e preparação, a visita deverá ocorrer no prazo máximo de dois
dias. Será realizada uma reunião de entrada para confirmar o escopo e os prazos acordados.
O trabalho de campo começa normalmente com um inquérito sobre os controlos internos e
se foram feitas quaisquer alterações significativas. Uma revisão das reconciliações bancárias
é feita por comparação dos extractos bancários com os registos contabilísticos.
O UNFPA irá testar uma amostra seleccionada de despesas principalmente para confirmar:

● As políticas e procedimentos do PI são observados;
● É observada uma adequada segregação de funções;
● As transacções são adequadamente suportadas, autorizadas, são
relacionadas ao plano de trabalho e registadas no período correcto;
● Custos justificáveis incorridos;
● Pagamento feito ao fornecedor de bens/serviços correcto;
● O imposto indirecto não elegível não é cobrado como parte das despesas
do plano de trabalho;
● Os bens e serviços são realmente utilizados para as actividades do plano
de trabalho.
Após a conclusão dos testes no escritório do PI, é realizada uma reunião de fecho para discutir
os resultados e identificar um plano de acção para abordar as questões. O PI deve assegurar
que quaisquer conclusões com as quais não concorde sejam discutidas na reunião e deve
fornecer qualquer informação/documentação adicional necessária para esclarecer quaisquer
questões. Após a reunião de fecho, o UNFPA emite o relatório de monitoria pontual para a
resposta da gestão da PI.

11.2.4. Acompanhamento de verificação pontual

Relatórios de monitoria pontual podem ter acções de acompanhamento tanto pelo PI como
pelo respectivo escritório do UNFPA. Quando as constatações financeiras tiverem sido
levantadas, o acompanhamento normalmente exigirá um reembolso por parte do PI dos
montantes encontrados ilegíveis ou não suportados. Nesses casos, o PI deve emitir o
reembolso o mais rápido possível.
Para os resultados do controlo interno, o seguimento normalmente exigirá a confirmação das
acções tomadas para resolver as questões levantadas e as provas podem ser partilhadas com
o gabinete do UNFPA com base no cronograma acordado, por exemplo, se forem acordados
novos procedimentos, estes podem ser fornecidos no seguimento. Os resultados serão
sujeitos a revisão em subsequentes verificações pontuais para assegurar que não haja
recorrência.

61 | Manual para Parceiros Implementadores – Revisão de Outubro 2019