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長庚醫學科技 CP─02 紀錄管制程序 V2.5
檔案夾書背依《文件管制程序》(CP─01)6.5 條與附件 F(檔案夾書背格
式)標示。檔號依各部門制定之《文件與檔號編號原則》編號。
機密之紀錄應參照 6.7 之程序執行保護。
6.3.5 儲存
紀錄應及時(最遲六個工作天)歸檔並存放於適當環境場所，須防範光照
、受潮、污染、蟲害與質變，且由專人保管，以防止紀錄遺失與損壞。
電子版表單紀錄之歸檔，於〈紀錄總覽表〉之「存放位置」欄位註明
「醫科行政文書」。
6.4 調閱
歸檔的紀錄因公務需要調借時：
a) 被調閱之紀錄僅限在公司內部閱讀，借用人應維持紀錄之整齊與完
整性，且不可塗污、作記及拆卸；
b) 紀 錄 正 本 不 可攜出公司外，必要時應以〈文件需求申請表〉
（CP─01─06）申請影本或電子版。
6.5 保存期限
6.5.1 與產品品質相關之紀錄，其保存期限至少相當於產品出廠後的產品壽
命（原則為五年，若有特殊的產品壽命，則參照該產品技術文件中的說明）
，且不可少於三年。
6.5.2 其他紀錄之保存期限除另有規定者外，餘由各部門自行檢討訂定，經
部門主管核准後實施，並註記於〈紀錄總覽表〉內。
6.5.3 各項紀錄之保存期限，可參照《品質文件核決權限表》制定，但不可
少於表列之年限，除註記於〈紀錄總覽表〉內，另於檔案夾書背註明。
6.6 處理
逾期作廢之紀錄，若涉及機密者應銷毀，不可留存。其餘於紀錄頁面有
效文字範圍中央區域，蓋上紅色【文件作廢章】（《文件管制程序》附件
2023-10-01 施行 5/10
