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V2.5 CP─02 紀錄管制程序 長庚醫學科技
列所存放之各種表單名稱。
6.3.2 檢索
各部門應製作〈紀錄總覽表〉，將部門內所有存放之紀錄匯總列表，作
為索引，以方便檢索及管理。
檔案夾內存放相同的表單紀錄，但型號或編號不同時，為利於檢索，每
個檔案夾需要建立〈單一表單檔案清單〉（附件 B：CP─02─02）。
檔案夾內存放關聯式的表單紀錄，每個檔案夾需要建立〈複式表單檔案
清單〉（附件 C：CP─02─03）。
〈檔案清單〉需於紀錄歸檔時同時更新。
不同的紀錄之間可採用塑膠隔頁板、隔頁紙或色紙區隔，以方便查尋。
6.3.3 保全
為保持紀錄之清晰度，以印表機列印之紀錄不可直接使用熱感應紙；列
印之字跡變淡時應及時更換相關之耗材(碳粉匣或碳帶或墨水)。
紀錄用紙應採用不易破損、受潮或劣化之材質，若有破損應予修補，以
保持紀錄之完整性。
同一份紀錄有多頁時，除依 6.3.1 規定排序，應以訂書針或適當且不易
脫落的文具裝訂，避免紀錄散失。
不能打孔裝訂、訂書針裝訂或有特殊需求者，可採用透明資料袋套裝後
再存放入檔案夾。
紀錄的裝訂作業依《文件編寫格式作業指導書》執行。
6.3.4 保護
為利於直立存放，檔案夾宜採用硬紙板材質，避免日久變形。檔案夾之
選用應符合紀錄之規格及歸檔方式。檔案夾夾具不可使用強力夾，避免取用
時紀錄散落、混雜或毀損。
4/10 2023-10-01 施行
