Page 27 - RUWA Prozesshandbuch

Bearbeitungsprioritäten
Priorität 1

X1 Priorität 2
X1 Priorität 3
X1 Erledigt
X1 Prio noch nicht definiert
X1 Überarbeitet, muss noch besprochen werden

2.1.3 X1Bewirtschaftung «Zahlungseingänge»

Periodisch werden die Zahlungseingänge durch das Sekretariat überprüft
- Vergleich Rechnungsbetrag / Zahlungseingang
- Bei Differenzen erfolgt eine Meldung an die GL
- Weiterbearbeitung gemäss Entscheid GL

Die Rechnung wird im Programm «Contria» ausgebucht und händisch mit folgenden Daten
versehen
- OP-Nummer
- Zahlungsdaten
- Eingehende Bankbezeichnung

Der Geschäftsleitung wird durch das Sekretariat monatlich (Stichtag dritter Montag des Mo-
nats) eine OP-Liste mit Markierung der Überfälligen ausgehändigt

2.1.4 X1 Mahn-Prozess

Auf Basis der OP-Liste wird durch die GL entschieden, welche Massnahmen getroffen werden
müssen.
Dabei kommen folgende Möglichkeiten zur Anwendung:
- Telefonische Abklärung, warum die Zahlung noch offen ist (Definierung, wer Telefonat bis
wann führt)
- Zahlungserinnerung wird ausgelöst (höfliche Form)
- Zahlungserinnerung wird ausgelöst (fordernde Form)
- Im Moment keine Massnahme

2.1.5 X1 Kreditoren (Projekte / Werkstatt, usw.)

Der Kreditorenverlauf im Bereich Projekte und Werkstattmaterial durchläuft folgenden Pro-
zess:
Die Projektleiter bestellen das notwendige Material unter Berücksichtigung folgender Punkte
- Besteht Potenzial für «Sammelbestellungen» (Absprache mit andern PL)
- Lohnt es sich, ein Angebot anzufordern
- Lohnt sich eine Anfrage an den zuständigen AD-Mitarbeiter zwecks Rabattanfrage

Angelieferte Ware wird kontrolliert
- Stimmen Mengen mit Bestellung / Lieferschein überein?
- Gibt es Qualitätsmängel?

- Abweichungen werden an Projektleiter gemeldet

- Kontrollierte Lieferscheine werden visiert (Datum / Visum) und im Sekretariat abgegeben

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