Page 41 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

C. Etika Penanganan Telepon

Pada saat menangani telepon, terdapat beberapa etika yang harus diperhatikan,
diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Etika telepon yang harus diperhatikan secara umum
Angkat segera saat telepon berdering. Hindari mengangkat telepon lebih dari 3 kali
dering.
Hindari kata hallo di awal pembicaraan
Ucapkan salam setelah anda mengangkat gagang telepon
Memperkenalkan diri terlebih dahulu saat menerima atau menghubungi seseorang
melalui telepon
Menggunakan bahasa formal, sopan, santun, dan sopan
Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak
Berbicara dengan jelas, ramah dan menyenangkan.
bertanya dengan bijak
Mencatat pesan atau pembicaraan
Ucapkan terima kasih dan salam di akhir percakapan.
Meletakkan gagang telepon dengan perlahan

2. Etika telepon yang harus diperhatikan secara khusus
Gunakan bahasa resmi, terutama pada pihak yang belum dikenal atau belum
mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon
Jangan berbicara dengan orang lain saat di telepon.
Jangan berbicara sambil makan
Jangan terlalu banyak basa-basi
Jangan berbicara dengan nada kasar.
Jangan berbicara dengan nada memerintah.
Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama
Hindari nada dan intonasi yang terkesan malas atau tidak bersahabat.
Sampaikan pesan ke orang yang dituju oleh penelepon
Apabila penelepon menanyakan orang yang dituju, maka sebelum anda menjawab
pertanyaan tersebut, sebaiknya tanya namanya terlebih dahulu.
Setelah jelas identitas penelpon, maka anda bisa menjawab pertanyaan penelpon
tersebut, dengan menanyakan terlebih dahulu kepada orang yang dituju bahwa ada
orang yang ingin berbicara dengannya. Setelah orang yang dituju memberi jawaban
bahwa ia bersedia, segerelah menyambungkan telepon.

Teori dan Praktik Perkantoran 35