Page 42 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

D. Langkah-Langkah Menerima Panggilan Telepon Masuk

1. Menyiapkan block note dan alat tulis
2. Angkat telepon dengan tangan kiri, jangan membiarkan telepon masuk berdering lebih
dari 3 kali
3. Ucapkan salam
4. Sebutkan identitas, kantor, atau perusahaan tempat anda bekerja
5. Simak semua percakapan dengan seksama dan penuh perhatian, serta jangan sekali-kali
memotong pembicaraan
6. Catat hal-hal penting pada lembar pesan telepon.
7. Jika penelepon tidak jelas, jangan mengucapkan kata-kata kasar, seperti kata "apa" atau
"hah".
8. Jika penelepon belum mengidentifikasi identitasnya, minta mereka untuk
mengidentifikasi identitasnya
9. Usahakan untuk menerima telepon dengan antusias.
10. Apabila penelepon tidak ramah, tetap perlakukan secara profesional.
11. Dengarkan baik-baik apa yang diinginkan si penelepon
12. Jawab setiap pertanyaan dengan jelas
13. Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup,
biarkan penelepon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu.
Setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon Anda.

E. Langkah-Langkah Melakukan Panggilan Keluar

1. Siapkan nomor telepon yang akan dituju
2. Siapkan alat tulis berupa kertas dan pulpen.
3. Tuliskan hal-hal utama yang akan disampaikan
4. Tekan nomor telepon tujuan
5. Jika ada kesalahan saat menelepon, segera minta maaf.
6. Saat terhubung, segera sapa dan sebutkan identitas Anda
7. Sebutkan maksud dan tujuan menelepon
8. Catat hal-hal penting yang disampaikan oleh lawan bicara
9. Akhiri percakapan dengan ucapan terima kasih
10. Meletakkan gagang telepon dengan perlahan

Teori dan Praktik Perkantoran 36