Page 13 - ПроСегмент №10_11

ТЕМА НОМЕРА ПРОСЕГМЕНТ #10 | 2020

Все сотрудники бухгалтерии передачи документов, а именно находиться в офисе, остальные ра-
готовы принимать и принимают сканкопий, а при первой возмож- ботали из дома. Каждый сотрудник
сканы первичных документов по ности передавать оригиналы. сообщил о том, с какого устройства
электронной почте и отражают их будет работать из дома. Тем, у кого
в учёте. Поэтому март планируем не было стационарного компьютера
закрыть без задержек. Но всё равно РАБОТА СОТРУДНИКОВ или ноутбука в личном распоряже-
обращаемся ко всем сотрудникам: БУХГАЛТЕРИИ НА ЗАВОДЕ нии, ДИТ предоставил из резерва
отправляйте в бухгалтерию доку- Заместитель главного бухгалтера компании.
менты, чтобы они были вовремя Юлия Владимировна Резик с начала В эти же дни по срочной заяв-
отражены в учёте. работы на удалённом режиме забра- ке ДИТ инициировал закупку ещё
В случае необходимости всегда ла печать и факсимиле для простав- 15 ноутбуков, и не ошиблись, т.к.
можно написать на хелпдеск или ления подписей на доверенностях настал момент, когда всех отправили
позвонить нашим айтишникам. Они на получение ТМЦ. Кто-либо из работать из дома. Вирус начал путь
всегда готовы прийти на помощь. водителей со склада перед поездкой по стране.
Спасибо им за это! или в конце дня заезжает с распе- Вставал вопрос о режиме до-
На неделю составляется план ра- чатанными доверенностями к ней кументооборота, т.к. Финансовый
боты каждого сотрудника. В конце домой, и она проставляет на них департамент всегда являлся полу-
каждого дня заполняется факти- подписи и печать. Все документы чателем большого количества до-
ческое выполнение поставленных со склада и из других подразделе- кументов-оригиналов как внутри
задач. Все сотрудники подразде- ний завода присылают бухгалтеру в офиса, так и извне.
ления постоянно находятся в пря- сканах, если требуется проведение Работу с сотнями входящих за-
мом доступе и на связи. В случае бухгалтером. Остальные документы, явок на расход денежных средств
возникновения необходимости проводимые складом, также присы- пересмотрели одномоментно – от-
организуется встреча всех сотруд- лают со склада в сканах на проверку. менили бумажный документооборот
ников через скайп. Также общение Со склада организована пере- форм Б1 и Б4.
производится по телефонной связи. правка оригиналов отгрузочных Это удалось во многом потому,
Многие сотрудники оформили себе документов ассистенту на проверку что до карантина уже многие про-
переадресацию внутренних город- прямо на дом. цессы были подготовлены к авто-
ских номеров на свои мобильные К сожалению, периодически до- матизации, отмена бумажного до-
телефоны. ступ ко всем сервисам «Сотекс» пре- кументооборота по платежам была
Также у нас в подразделении рывается, всё зависает, и приходится запланирована на май.
всегда была и есть взаимозаменя- перезагружаться. Или обращаться в Вопрос с онлайн-согласованием
емость, потому что без неё никак службу техподдержки. оплат в «Анвилаб» решили уже по
нельзя. Поэтому на начальном этапе Рабочий день стал ненормирован- отработанному методу – создали
сотрудники, занимающиеся бан- ным. В течение дня много времени файловое хранилище для докумен-
ком, приезжали в офис по очереди занимают различные обсуждения, тов в базе 1С АнвиЛаба. Финан-
для отправки платежей. Сейчас уже решения организационных вопро- совый отдел, бухгалтерия и ДИТ
работа настроена так, что платежи сов, мешают «зависания» програм- провели доработку, тестирование и
сотрудники могут отправлять из мы. Зато вечером можно доделать разворачивание решения за рекорд-
дома. всё то, что не успели днём. Но мы ный срок – 1,5 дня. Что лишний раз
Работа на удалённом доступе тре- не расстраиваемся и понимаем, что доказывает, что сегмент «Производ-
бует дополнительных усилий, как это временная ситуация. ство» ГК «Протек» – это команда
временных, потому что програм- единомышленников, нацеленных
мы не всегда работают быстро, так на результат!
и трудозатратных, так как теперь ФИНАНСОВЫЙ ОТДЕЛ. Многообразие приказов теперь
практически все документы при- УЧАСТОК ПЛАТЕЖЕЙ также утверждается в ЭДО, а со-
ходят по электронной почте и не- Поначалу карантин в Москве не труднику-инициатору достаточно
обходимо напрямую связываться воспринимался чем-то серьёзным, приложить Лист согласования к
с исполнителем для уточнения тех тем более СМИ тогда (середина приказу.
или иных нюансов. марта) говорили о 30–40 выявлен- Внешняя ситуация заставила
Хочу отметить, что организация ных случаев в день. Но тем не ме- ускорить преобразования и опти-
берёт на себя риски по невозвратам нее руководство поручило соста- мизировать морально устаревшие
первичных и прочих документов, вить графики удалённой работы. подходы. Мы получили бесценный
отражённых в учёте. Поэтому про- По такому графику два сотрудника опыт, а большинство решений те-
сим всех фиксировать у себя факт финансового отдела должны были перь останутся с нами навсегда.

11