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Reference Case / Septembre 2020

Gouvernance Information

Management & GED

SCAM

Réaliser une baseline des problématiques rencontrées en termes de gestion documentaire, de
plateforme collaborative et d’échange d’informations avec les clients externes.

Analyser la communication et le relationnel entre les différents départements métiers.

(Re)définir les rôles et responsabilités de l’informatique ainsi que déterminer les compétences
(existantes et attendues).

Déterminer les possibilités éventuelles d’outsourcing pour recentrer le personnel sur les tâches
à valeur ajoutée.

Transversaliser l’utilisation d’un outil GED collaboratif afin de maitriser la traçabilité du cycle de
vie des documents.

Qui est le client ? La situation client
La Société Coopérative Agricole de la Meuse est Le département informatique est composé d’une
présente dans le secteur agricole wallon depuis personne qui gèrent tant les projets (d’infrastructure
1956. Fondée par des agriculteurs et pour des et d’applications) que la maintenance et le support
agriculteurs, elle est à ce jour gérée à 100% par ces aux utilisateurs. Quelques utilisateurs sont référents
derniers. A l’aide d’un réseau de 47 dépôts répartis informatiques pour l’utilisation de leurs outils
sur le territoire wallon, elle est le prolongement spécifiques tels que GMAO et Système Qualité.
économique de plus de 4.000 exploitations.
Ainsi, la SCAM ne dispose pas d’une GED d’entreprise
Le groupe SCAM emploie aujourd'hui 200 efficace et partagée. Les documents sont cloisonnés
travailleurs. Avec l'esprit d'entreprise qui l'anime, la dans différents systèmes et sont souvent échangés
coopérative se veut porteuse d'innovations au service (dupliqués) par mail.
des agriculteurs d'aujourd'hui et de demain. La SCAM a la volonté de mettre à disposition de ses
clients un extranet dans lequel ils pourraient
retrouver leurs documents utiles : factures, notes
d’envois, fiches sécurité, etc.
L’orientation serait l’utilisation de SharePoint.

La réponse de COMPUTERLAND aux attentes de la SCAM

La mission consiste à analyser en détail l’écosystème de la SCAM, les différents acteurs et les besoins en termes de
gestion documentaire.
COMPUTERLAND a réalisé plusieurs workshops en impliquant les parties prenantes clés de l’organisation. Les
différents sujets abordés sont par exemple :
- Les rôles et permissions des utilisateurs ;
- L’utilisation des documents ;
- Définir les types de documents et les métadonnées associées ;
- Définir les sources de données (métadonnées externes) ;
- Définir les interopérabilités applicatives ;
- Définir le plan de classement et le stockage ;
- Définir les besoins en recherche.

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