Page 48 - MANUAL DE LA SECRETARIA GENERAL FAE

DIRECCIÓN DE LA SECRETARIA GENERAL FAE

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NOMBRE DEL
SECRETARIA GENERAL FAE
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FAE Página 46 de 103

5.2.3 PROCEDIMIENTOS DEL SUBPROCESO B. ARCHIVO
INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO B.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

PROPÓSITO: Permitir la correcta agrupación y codificación de la
documentación relacionada en forma jerárquica, con criterios funcionales
u orgánicos para encontrar su contenido de manera rápida y efectiva, en
función de algunas características preestablecidas, independientemente
del origen, destino o soporte que la información ha tenido.
ALCANCE: Identifican y establecen las Series que componen cada
agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo con la
estructura orgánica y funcional de todos los repartos de la Fuerza Aérea.

A continuación, el detalle de las actividades que componen el
procedimiento de clasificación documental:

Actividades Rol Descripción Documento

Recibir y verificar todos los
1. Recibir los expedientes transferidos al Expedientes
expedientes Archivo Institucional una vez se documentales
físicos y
verifique que la documentación
Personal
digitales administrativo se encuentra integra y completa,
procedentes del con su serie documental acorde
archivo de
gestión. al cuadro de clasificación
documental.

Identificar la serie documental y
asignar un número de
2. Generar los Expedientes
Personal
expediente, con sus anexos
expedientes administrativo como antecedentes o documentales
cronológicos.
consecuentes en forma íntegra
y completa.
Realizar la integración de
expedientes en base a lo que Expedientes
3. Integrar los Personal nos dice la norma técnica en documentales
expedientes administrativo
tomo de mínimo 250 y máximo
500

Revisar que el expediente haya
concluido ya su trámite o asunto
4. Revisar el cierre y este correctamente realizado
del expediente y Expedientes
su expurgo y foliación, a partir
Personal
ejecutar los administrativo de este momento regirán los documentales
procedimientos
archivísticos. tiempos establecidos en la
Tabla de Plazos de
Conservación Documental.

E2 La Exposición S4-71 y Vela
Telf.: 2583-032 * www.fuerzaaereaecuatoriana.mil.ec
Quito – Ecuador