Page 91 - Manual ofimática nivel II

 MOBILIARIO DEL ARCHIVO: La cantidad de documentos a archivar y el

espacio disponible para el archivo indicará el mobiliario que mejor se adapte

a estas características.

 UBICACIÓN DEL ARCHIVO: Según sea el tipo de archivo, estará ubicado más

o menos cerca de las personas que lo necesiten.

 EL “TIMING” DEL ARCHIVO Y DE LA DOCUMENTACIÓN: Viene estipulado

por las normas establecidas desde el punto de vista legal (en el caso de las

facturas, por ejemplo), y de la normativa específica de la empresa.

5.2. TIPOS DE ARCHIVO Y SUS CARACTERÍSTICAS

En general la organización del archivo atiende a dos criterios: grado de

autonomía y de utilización.

Según el GRADO DE AUTONOMÍA podemos dividirlo en centralizado y

descentralizado.

 CENTRALIZADO: permite que todos los documentos estén en un solo lugar
desde donde se sirven las solicitudes de documentos a todos los

departamentos de la empresa. Las ventajas que ofrece este tipo de archivo

son:

- Un/a o varios/as profesionales se dedican exclusivamente a las

tareas de archivo, justificado por el volumen de trabajo.
- Existe la posibilidad de que sólo haya un criterio en la ordenación

y clasificación de los documentos.

- Ahorra espacio y material de oficina al estar focalizado en un solo
lugar.

- El tiempo de respuesta en la entrega de los documentos es menor

puesto que existe un mayor control de su ubicación.

 DESCENTRALIZADO: los documentos se resguardan en distintas áreas o

secciones de la empresa. Por ejemplo, puede existir un archivo para cada uno

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