Page 90 - Manual ofimática nivel II

A continuación, se van a analizar cada uno de estos aspectos por separado:

 TIPO DE DOCUMENTACIÓN A ARCHIVAR: El sistema de archivo viene

determinado por el tipo de documentación que se va a guardar en el archivo.
Para eso es necesario realizar un análisis de la documentación para dividirla

en grupos homogéneos. Hay que tener en cuenta: el contenido, la

procedencia, la finalidad, el tiempo de conservación y la frecuencia de

consulta.

- Bancos.

- Notas de entrega.

- Contratos.

- Facturas proveedores.

- Facturas clientes.

 FINES QUE SE PERSIGUEN CON EL ARCHIVO: Hay que tener claro para qué

va a utilizarse el archivo. Este puede ser un pequeño archivo de consulta

diaria o uno muy grande donde esté toda la historia de la empresa.

 CANTIDAD DE DOCUMENTOS A ARCHIVAR: Cada empresa produce una

“determinada” cantidad de documentos, según sea su área de actuación.

Por ejemplo, una empresa publicitaria necesitará espacio para guardar los
registros digitales de sus campañas televisivas, sus carteles, diseños,

contratos de clientes, facturas, etc.

 LAS PERSONAS QUE ARCHIVAN: No todas las empresas tienen una persona

dedicada exclusivamente al archivo, lo más frecuente es que esa

responsabilidad sea compartida por varias personas o todos los/as

trabajadores/as de la empresa.

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