Page 89 - Manual ofimática nivel II
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5. ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
5.1. TÉCNICAS DE ARCHIVO
El archivo es una colección ordenada de la documentación de una o más
entidades o individuos que se conservan con fines determinados: jurídicos, económicos,
sociales, históricos, etc.
Para la empresa es el instrumento que recoge ordenadamente los documentos
en que constan los datos y las informaciones de interés, asegura su conservación y
permite su rápida consulta.
La finalidad del archivo es formar un centro activo de información que sirva de
instrumento de control funcional con respecto a la actuación de los distintos
departamentos o áreas de la empresa. Debe brindar un servicio eficiente, rápido y que
asegure una excelente conservación de los documentos.
Su diseño debe ser funcional y que no genere un coste excesivo para la empresa.
La consulta frecuente de un archivo hace de éste una herramienta útil para la toma de
decisiones empresariales.
ASPECTOS PREVIOS PARA TENER EN CUENTA
- El tipo de documentación a archivar.
- Los fines que se persiguen con el archivo.
- Cantidad de documentos a archivar.
- Las personas que archivan.
- Mobiliario del archivo.
- Ubicación del archivo.
- El “timing” del archivo y de los documentos.
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