Page 94 - Manual ofimática nivel II
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Clasificación: Técnica a utilizar para la identificación y agrupación de
términos semejantes, con características comunes que posteriormente
pueden ser diferenciados según su tipología fundamental.
Catalogación: Es una lista ordenada de libros, documentos, objetos, etc.
LA BÚSQUEDA
La existencia del archivo no sólo debe procurar su conservación, sino facilitar su
búsqueda, por lo tanto, se debe disponer de los canales adecuados que agilicen dicho
proceso.
Puede diseñarse un directorio del archivo, que describa el tipo de archivo que es
(centralizado, descentralizado) y su nivel (activo, semi-activo o pasivo), el sistema de
clasificación utilizado (con un ejemplo), la fecha de la última actualización y las normas
de acceso, conservación y destrucción de los documentos.
TIPOS DE CLASIFICACIÓN
Para facilitar la búsqueda y resguardo de documentos, éstos se ordenan por
clases y una vez clasificados se archivan siguiendo el criterio que hayamos elegido.
Cada uno de estos criterios de ordenación da lugar a diferentes sistemas de
clasificación, entre los que se encuentran:
SISTEMA ALFABÉTICO
La clasificación se realiza teniendo en cuenta el nombre del documento. De allí se
deriva la:
1. Clasificación nominativa o alfabética: El material se dispone teniendo en
cuenta la inicial de la denominación de los elementos a clasificar, siguiendo
el orden alfabético. Aun cuando no hay normas oficiales con respecto a este
tipo de clasificación podemos destacar los usos más comunes:
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