Page 12 - Alat Komunikasi

penelepon membuat janji temu dengan yang kompeten maka operator
harus mencatat:
1. tanggal dan waktu menelepon

2. identitas penelepon
3. tanggal dan waktu perjanjian
4. yang dituju penelepon
5. masalah yang akan dibicarakan

6. tempat janji temu
Keenam hal tersebut sebaiknya dicatat dalam catatan LPT (Lembar
Pesanan Telepon) dan diperiksa kembali dengan teliti. Untuk penulisan

dan format LPT tidak ada ketentuan yang baku sehingga tiap
perusahaan diberika kebebasan untuk membuat sesuai dengan versi
masing-masing, begitu juga namanya tidak berarti harus Lembar

Pesanan Telepon (LPT), di modul ini disebut demikian untuk
memudahkan saja dan sebagai salah satu contoh, untuk itu seiap
perusahaan dapat memberi sitilah masing-masing.

Untuk menjamin agar janji temu ditepati sesuai dengan permintaan
operator harus mengerjakan hal-hal sebagai berikut.
1. setelah mengisi LPT, operator harus meletakkannya di suatu tempat
yang menyoloknya, sehingga atasan dapat segera melihat ketika ia

kembali ke ruangannya, atau menyerahkan langsung LPT kepada
yang dituju

2. setelah waktu pertemuan disanggupi oleh pimpinan, maka operator
menelepon balik pemanggil / kantor pemanggil untuk penegasan
3. sesudah penegasan dilakukan, maka ia harus mencatat pejanjian itu
pada kalender meja atasan dan mejanya sendiri. Hal-hal yang harus

dicatat adalah nama penelepon, nama kantor perusahaan penelepon,
dan bila diinginkan oleh atasan, masalah yang akan dibiacarakan
bisa juga dicantumkan

4. memberitahukan tempat/alamat yang tepat dimana pertemuan akan
diangsungkan untuk memudahkan tamu mengetahui tempatnya
5. operator harus mencatat nomor telepon pemanggil dalam ruang LPT

dan dalam buku catatan berabjad jika hubungan baru pertama kali
diadakan dengan suatu perusahaan atau seseorang
6. operator harus melatih membiasakan mencatat semua catatan dalam

buku nota / catatan telepon