Page 17 - Alat Komunikasi

6. bila penelepon berbicara menggunakan kata-kata atau istilah yang
sulit, maka anda harus meminta penelepon mengulang istilah
tersebut

7. nomor-nomor telepon, angka-angka dan pesan-pesan penting harus
diulang agar dapat dicek kebenarannya oleh penelepon
8. usahakan apabila berbicara agar terdengar ramah dan penuh
semangat

9. dalam mentransfer telepon, Anda harus benar-benar mengetahui
siapa yang dapat menangani masalah penelepon, agar penelepon
tidak disalurkan dari satu pesawat ke pesawat lain

10. berusaha untuk mendengarkan dan menyimak perkataan dengan
baik, sehingga Anda dapat menangani dan mengetahui penelepon
dengan cepat dan tepat

11. apabila Anda tidak dapat memenuhi permintaan penelepon, maka ia
perlu menanyakan apakah penelepon setuju jika ia menelepon
kembali

12. bila ada pekerjaan yang harus dilakukan dari hasil pembicaraan
telepon tersebut, maka anda harus segera membuat catatan agar
tidak lupa
13. apabila anda menerima pesan untuk rekan, anda harus mencatat

dan mengulangi pesan tersebut
14. apabila anda sedang mingguan telepon namun Anda harus

meninggalkan tempat, sebaiknya memberihukan operator atau
rekan dimana ia dapat temui akan dihubungi
15. anda jangan melayani rekan yang menarik perhatikan atau menyela
pada saat Anda sedang melakukan pembicaraan di telepon

16. menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih
dahulu
Selain ini perlu diperhatikan perlu hambatan-hambatan ang sering

terjadi daalm bertelepon, yaitu biasanya pesan atau informasi yang
disampaikan melalui telepon tidak terdengar kurang atau tidak jelas
karena mendapatkan gangguan pada pesawat telepon.