Page 64 - Civil-militär samverkan 2016

HANDBOK

Dokumentation är också en förutsättning för att kunna utvärdera en genomförd insats
(motsvarande) och som underlag till förändringar/förbättringar inför nästa insats.

Krav på öppenhet och transparens medför att dokumentation av bedömningar, beslut
och agerande under en pågående insats behövs. Sådan dokumentation är viktig för att i
efterhand kunna analysera insatsarbetet och i ett senare skede förbättra arbetet. I sam-
band med kriser flyttas snabbt fokus från den akuta krishanteringen till orsakerna till att
en kris uppstått. Här kan media ha en drivande roll och snabbt rikta in sig på den aktu-
ella myndighetsledningen. Även i detta perspektiv är det viktigt att kunna stödja över-
och sidoordnade med fakta där dokumentationen är ett utmärkt stöd.

6.5.2. Vad ska dokumenteras?
Vad som ska dokumenteras kan variera beroende på aktuell situation. Möten mellan
myndighetsrepresentanter bör generellt dokumenteras med anteckningar eller protokoll.
Beroende på i vilken situation det sker och vad syftet med mötet är, kan behovet av att
dokumentera variera.

Viktig information att dokumentera är exempelvis:
• Fattade beslut/order – omfattning, vem fattade beslutet, bakgrund/beslutsunderlag, tid,
vem berörs.
• Överenskommelser med andra myndigheter eller myndighetsföreträdare.
• Viktiga vändpunkter i en händelseutveckling och orsaker till dessa.
• Tider, platser, personer, resurser och kontaktuppgifter.
• Information som kan utgöra del i beslutsunderlag.
• Vilka deltog i samverkan.
• Överlämnade eller mottagna handlingar/order.

6.5.3. När ska man dokumentera?
Sträva alltid efter att dokumentera i direkt anslutning till en aktivitet. Det kan vara ett
möte, ett telefonsamtal eller en utsändning från media där viktig information framkom-
mer. Att vänta för att dokumentera i efterhand bör undvikas. För det första kan viktiga
detaljer glömmas bort. För det andra kan det dyka upp nya händelser som gör att man
inte får tid.

I samband med stabsorienteringar, fysiska samverkansmöten och telefonkonferenser är
det lämpligt att flera personer för gemensamma anteckningar tillsammans.

6.5.4. Hur ska man dokumentera?
Förhållanden i den aktuella situationen kan begränsa möjligheterna till annat än pap-
persanteckningar. Digital dokumentation eftersträvas eftersom det underlättar i ett flertal
avseenden, bland annat att texten kan editeras och återanvändas i annan dokumentation
som exempelvis orienteringar. Digital information är också enkel att dela med sig av till
andra och den är tidsbesparande.

64