Page 65 - Civil-militär samverkan 2016

HANDBOK

I samband med krishantering används ofta en skrivtavla eller blädderblock på vilka man
för anteckningar och andra visualiseringar. Här nedtecknas ofta mycket och väsentlig
information. En metod kan vara att kontinuerligt fotografera anteckningar på skriv-
tavlan. Kartor med oleat är också vanligt förekommande och kan fotograferas.

I WIS-systemet (ett gemensamt webbaserat informationssystem för krishantering, se pkt
6.6) finns möjligheter att lägga upp dagböcker och anteckningssidor för fortlöpande
dokumentation. Detta ger fördelen att flera kan arbeta i systemet samtidigt.

Då en kris går in i avslutningsskedet är det väsentligt att inte förstöra all dokumentation
utan att spara blädderblocksanteckningar, oleat och annat där informationen inte sparas
på annat sätt. Informationen kan bli viktig för att återskapa händelseförlopp och utvär-
dera.

6.5.5. Samverkansprotokoll
I samband med planering eller vid kriser där överenskommelser görs mellan myndig-
hetspersoner som ställer krav på endera myndigheten är det speciellt viktigt att detta
dokumenteras och undertecknas av båda parter. Denna handling benämns samverkans-
protokoll och kan upprättas på alla ledningsnivåer. I protokollet ska exempelvis gjord
överenskommelse framgå, tidsförhållanden, resurser, eventuell ekonomisk ansvarsför-
delning och vem/vilka som deltagit i mötet.

6.5.6. Samverkansdagbok
Ett lämpligt sätt att säkerställa spårbarhet, långsiktighet och att den som genomför sam-
verkan har ett underlag som beskriver vad som gjorts tidigare är att kontinuerligt föra en
samverkansdagbok. Denna kan utformas antingen digitalt eller som en pärm (motsva-
rande). Samverkansdagboken är ett levande dokument som uppdateras fortlöpande och
där relevant information med aktuella samverkansparter nedtecknas. En person som inte
deltagit i samverkansprocessen tidigare har i samverkansdagboken ett utmärkt stöd för
att bli uppdaterad och insatt i läget.

6.5.7. Telefonsamtal och mobiltelefoner
Mycket information överförs muntligt från person till person och en del beslut kan fattas
under samtalet. Ett vanligt medel är mobiltelefonen. Personsamtal med viktigt innehåll,
som exempelvis beslut, måste dokumenteras i komprimerad form där exempelvis namn
på befattningshavare, tidpunkter och en sammanfattning av innehållet framgår.

Telefonkonferenser spelas som regel in för att utgöra underlag till skrivet protokoll.
Efter exempelvis MSB nationella samverkanskonferenser distribueras protokoll och
vanligtvis även en ljudfil från mötet (mp3). Normalt sparas dessa i WIS.

En snabb metod för att inte glömma bort viktig information är att använda mobiltelefo-
nens röstminne. Inspelningen kan skrivas ut när tidsförhållanden medger detta. Röst-
minnet kan även användas för att spela in samtal. Samtal ska inte spelas in utan att dia-
logpartnerna har informerats och godkänt det i förväg.

65